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物业管理公司合同付款管理办法

一、总则

为规范物业管理公司合同付款流程，确保付款的准确性、及时性与合法性，保障公司资金安全与业务顺利开展，特制定本管理办法。本办法适用于物业管理公司所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于服务采购、物资采购、工程款项支付、租赁费用支付等。

二、职责分工

（一）申请部门

负责根据合同约定及实际业务需求，准确填写付款申请单，并提供完整、真实的付款相关资料，包括合同文本、发票、验收报告、服务成果证明等，对付款申请的合理性与真实性负责。

（二）财务部门

审核付款申请单及附件的完整性、合规性，核对合同条款与付款金额、付款方式是否一致，发票的真实性与合法性，以及公司资金状况是否允许支付等，如发现问题及时与申请部门沟通并退回补充或更正，根据审核无误的付款申请安排资金支付，并进行相应的账务处理。

（三）审批领导

对付款申请进行最终审批，根据公司财务状况、合同执行情况及公司相关规定，决定是否批准付款申请，对重大或特殊付款事项进行综合评估与决策。

三、付款申请流程

（一）填写付款申请单

申请部门应在合同约定的付款期限前，填写《付款申请单》，详细注明合同编号、供应商名称、付款事由、付款金额（大写与小写）、付款方式、收款账户信息等内容，并确保信息准确无误。

（二）附相关资料

将与付款相关的合同复印件、发票原件（或电子发票打印件）、验收报告（如有）、服务成果确认单（如有）等资料作为付款申请单的附件一并提交，附件资料应按照要求依次整理齐全，并与付款申请单相互对应。

（三）部门内部审核

申请部门负责人对付款申请单及附件进行初步审核，确认付款事项的真实性、合理性以及资料的完整性，审核无误后签字确认，并提交至财务部门。

四、财务审核流程

（一）资料完整性审核

财务人员收到付款申请后，首先检查付款申请单的填写是否规范、完整，附件资料是否齐全，如发现资料缺失或填写错误，及时通知申请部门补充或更正。

（二）合同合规性审核

对照合同原件，审核付款申请的付款金额、付款时间、付款条件等是否与合同约定一致，审核发票的内容是否与合同业务相符，发票的开具是否符合税务规定，如存在不符情况，拒绝付款并要求申请部门与供应商协调解决。

（三）资金状况审核

根据公司当前的资金状况，评估是否有足够的资金用于支付该笔款项，如公司资金紧张，财务部门应及时与申请部门及相关领导沟通，协商调整付款计划或采取其他资金筹集措施。

（四）审核结果反馈

财务部门在完成审核后，将审核结果填写在付款申请单上，对于审核通过的付款申请，提交至审批领导进行审批；对于审核不通过的付款申请，注明原因并退回申请部门。

五、审批流程

（一）分级审批权限

根据付款金额的大小，设定不同级别的审批权限，小额付款由部门经理或分管副总审批，大额付款需经总经理或董事会审批，具体审批权限划分如下：[列出详细的审批权限金额及对应审批领导]

（二）审批决策

审批领导收到财务部门提交的付款申请后，对付款事项进行综合考量，包括合同执行情况、公司资金安排、供应商合作关系等因素，在规定的审批时间内做出审批决定，审批通过的付款申请，签字确认后返回财务部门安排付款；审批不通过的付款申请，注明原因并退回财务部门，由财务部门通知申请部门。

六、付款执行与记录

（一）付款安排

财务部门在收到审批通过的付款申请后，根据付款方式及时安排付款，如采用银行转账方式，填写银行付款凭证，经财务负责人签字后提交银行办理转账手续；如采用支票付款，填写支票并加盖财务专用章与法人章，交付给供应商或相关收款人。

（二）付款记录

财务部门在完成付款后，及时在财务系统中进行账务处理，记录付款日期、付款金额、付款方式、收款方等信息，并将付款凭证及相关资料进行归档保存，以备后续查询与审计。

七、特殊情况处理

（一）预付款项

对于合同约定的预付款项，申请部门除提供合同文本及预付款申请单外，还需说明预付款的必要性与合理性，经财务部门审核及审批领导批准后，方可支付预付款，财务部门应建立预付款台账，跟踪预付款项的使用情况，在后续结算时及时冲销预付款。

（二）合同变更导致付款调整

如因合同变更导致付款金额、付款时间或付款条件发生变化，申请部门应及时提交合同变更协议及相关说明，财务部门根据变更后的合同重新审核付款申请，并按照新的合同约定执行付款流程。

（三）争议款项

若与供应商就付款事项存在争议，申请部门应积极与供应商协商解决，并及时向公司领导汇报争议情况，在争议未解决之前，财务部门暂停支付该笔款项，待争议解决后，根据协商结果或法律裁决办理付款手续。

八、监督与审计

（一）内部监督

公司内部审计部门定期或不定期对合同付款业务进行审计监督，检查付款流程是否合规，资料是否完整，审批是否严格执行等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保合同付款管理的有效性。

（二）外