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浅论无纸化办公为档案管理工作带来的新机遇

[关键词]无纸化办公；档案管理；机遇

我们常常说机遇与挑战并存，在当今，我国的档案管理就面临这样的新机遇，信息技术的开展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式，同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题，即在现在的电子信息技术飞速开展的时代，处在网络环境下的“无纸化办公”，无疑给档案管理带来新的机遇。

那么如何应用现代信息技术促进档案管理的开展，又如何应用无纸化办公来有效地提高档案管理效率？这是新的课题，新的机遇，更是新的挑战。

当今计算机信息技术的飞速开展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时，无纸化办公也对档案管理工作提出了更高的要求。

无纸化办公即办公自动化。办公自动化是利用技术的手段提高办公效率，灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传到达指定目标，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期兴旺国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下开展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

毋庸置疑，OA办公自动化系统节约了办公经费，办公纸张的用量和打印设备的耗材大大减少，节省了财力，更减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进展阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，使办公变得极为方便。

无纸化办公给档案管理带来的新挑战

一是档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小局部。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进展立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

二是电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进展整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，那么，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进展保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进展加密压缩保护，防止非法拷贝翻开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进展分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的表达档案的法律依据。

三是电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成局部，档案只有充分的得到利用才能表达其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件那么需要进展多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进展利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门标准的查阅环境下进展阅读，不能由其它软件翻开阅读，防止查阅人员随意进展下载保存。电子文件打印功能应进展授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进展保护。