学籍学号管理办法制度.docx

学籍学号管理办法制度

以下是一份学籍学号管理办法制度的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

《学籍学号管理办法制度》

一、目的与需求

为了规范学校学籍学号的管理，确保学籍信息的准确性、完整性和唯一性，保障学生的合法权益，提高学校教育教学管理水平，依据国家相关法律法规和教育部门的规定，结合本校实际情况，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于本校全体在校学生的学籍学号管理工作，包括学籍的建立、变更、注销以及学号的编排、使用等相关事项。

三、管理原则

1.合法性原则：学籍学号管理工作必须严格遵守国家法律法规和教育部门的相关规定，确保各项工作合法合规。

2.准确性原则：学籍信息和学号编排要准确无误，确保学生个人信息与学籍学号一一对应，避免出现错误或重复。

3.完整性原则：要全面、完整地记录学生的学籍信息，包括入学、转学、休学、复学、毕业等各个环节的信息，确保学籍档案资料的完整性。

4.保密性原则：严格保护学生的学籍信息和学号隐私，未经学生或法定监护人同意，不得随意泄露学生的相关信息。

四、职责分工

1.教务处

负责制定和完善学籍学号管理的相关制度和工作流程。

组织实施学籍学号的建立、变更、注销等具体工作，并对相关信息进行审核和管理。

协调各部门之间的学籍学号管理工作，处理学籍管理中的各类问题和纠纷。

2.学生所在学院（系）

协助教务处完成学生学籍信息的收集、整理和上报工作。

负责对本学院（系）学生的学籍学号信息进行日常维护和管理，及时更新学生的相关信息。

配合教务处做好学籍变更、注销等工作的具体落实和学生的通知、解释工作。

3.信息化管理部门

负责开发和维护学籍学号管理信息系统，确保系统的正常运行和数据安全。

协助教务处进行学籍信息的统计、查询和分析工作，为学籍管理提供技术支持和服务。

五、学籍建立与学号编排

1.学籍建立

新生入学时，各学院（系）应按照学校招生规定，对录取学生的相关材料进行审核，审核无误后将学生信息报送教务处。

教务处对各学院（系）报送的学生信息进行复核，确认无误后在学籍管理信息系统中为学生建立学籍档案，并生成唯一的学籍学号。

2.学号编排规则

学号由入学年份、学院（系）代码、专业代码、班级序号和学生个人序号组成，具体编排规则如下：

入学年份：采用4位数字表示学生的入学年份，如2023年入学的学生，入学年份代码为“2023”。

学院（系）代码：根据学校各学院（系）的设置情况，为每个学院（系）分配2位数字代码，如“01”代表文学院，“02”代表理学院等。

专业代码：每个专业分配2位数字代码，用于区分不同专业，如“01”代表汉语言文学专业，“02”代表数学与应用数学专业等。

班级序号：采用2位数字表示学生所在班级的序号，从“01”开始依次编排。

学生个人序号：每个班级内的学生按照一定顺序编排2位数字的个人序号，从“01”开始。

例如：2023年入学的文学院汉语言文学专业1班的第5号学生，其学号为“202301010105”。

六、学籍变更管理

1.转学

学生因特殊原因需要转学的，应按照国家和学校的相关规定办理转学手续。

学生提出转学申请后，所在学院（系）应进行初审，同意后报教务处审核。教务处审核通过后，将学生的学籍档案转出，并通知转入学校。

转入学生的学籍管理工作按照学校的相关规定和程序进行，重新为其编排学号。

2.休学与复学

学生因身体原因或其他特殊情况需要休学的，应向所在学院（系）提出申请，经学院（系）审核同意后报教务处批准。

教务处批准学生休学后，在学籍管理信息系统中对学生的学籍状态进行标注，并保留其学籍和学号。

学生休学期满后，应向所在学院（系）提出复学申请，经学院（系）审核同意后报教务处批准。教务处批准复学后，恢复学生的学籍状态，学生继续使用原学号。

3.退学

学生因各种原因需要退学的，应向所在学院（系）提出申请，经学院（系）审核同意后报教务处批准。

教务处批准学生退学后，在学籍管理信息系统中注销学生的学籍，并停止使用其学号。

七、学籍注销管理

1.学生毕业、结业或肄业时，教务处应及时在学籍管理信息系统中对学生的学籍进行注销处理。

2.对于因死亡、失踪等原因无法继续在校学习的学生，所在学院（系）应及时向教务处报告，教务处核实情况后注销其学籍。

八、学籍学号信息查询与使用

1.学生本人或法定监护人有权查询学生的学籍学号信息，查询时应向教务处或所在学院（系）提出申请，并提供有效身份证明。

2.学校各部门因工作需要查询学生学籍学号信息的，应向教务处提出申请，经教务处批准后，在规定的范围内进行查询和使用。

3.未经学校授权，任何单位和个人不得擅自查询、使用学生的学籍学号信息，不得将学生信息用于商业目的或其他非法活动。

九、监督与检查

1.学校成立学籍学号管理监督小组，定期对学籍学号管理工作进行检查和监督，确