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药厂文件管理制度

第一章总则

第一条为规范药厂文件管理工作，保障药品生产质量和安全，提高药品管理水平，制定本制度。

第二条本制度适用范围为药厂所有文件的管理活动。本制度包括文件的起草、审批、颁发、保管、使用、归档和销毁等所有环节的管理。

第三条文件的管理应符合国家相关法律、法规、规范和公司内部规章制度的要求。

第四条公司应建立健全文件管理工作机构，明确文件管理工作责任，并进行培训，确保所有工作人员熟悉文件管理制度，执行规范。

第五条文件管理工作应坚持科学、规范、严谨的原则，确保文件信息的真实性、完整性、及时性和保密性。

第六条在每个文件的生命周期内，均应严格按照规定的程序和要求进行管理。

第二章文件的起草

第七条各部门在需要制定文件时应提出文件起草申请，申请内容应包括文件名称、目的、依据、范围、责任部门等。

第八条文件起草工作人员应搜集、整理相关资料，确保文件内容合乎规范并符合实际情况。

第九条文件起草工作人员应结合相关法规和公司内部规定，保障文件的语言清晰、表述准确、逻辑严密。

第十条文件起草工作人员应注重文件的规范化，确保格式统一，并进行必要的审查和修改。

第十一条文件起草工作人员应及时向主管部门报告起草进展情况，以便及时进行反馈和调整。

第三章文件的审批

第十二条文件的审批应按照公司内部的审批程序进行，确保文件的合法性和合理性。

第十三条各部门应按照文件审批程序，将起草完成的文件报送主管部门进行审批。

第十四条主管部门在接到文件审批申请后，应进行认真审核，确保文件内容符合规定，并及时作出审批决定。

第十五条主管部门对于审批通过的文件，应及时予以签发，并将签发文件的信息登记在册。

第十六条对于未通过审批的文件，主管部门应向起草部门提出意见，并要求修改或撤销。

第十七条即时有效的文件应在审批通过后立即颁发并告知相关部门。

第四章文件的颁发

第十八条所有颁发的文件均应在规定的日期前正式印发，并送达各相关责任部门。

第十九条颁发文件的单位应将文件的颁发情况及时报告主管部门，并将颁发记录归档备查，以备查阅。

第二十条有效文件应在颁发后及时送达相关责任部门，确保文件的及时有效实施。

第五章文件的保管

第二十一条颁发单位应建立完善的文件保管制度，确保文件的安全存放和使用。

第二十二条文件保管人员应对文件进行分类和编号，并进行归档处理。

第二十三条有效文件应按照规定的期限进行保存，并标注保存期限和归档日期。

第二十四条文件保管人员应定期对文件进行检查，确保文件的安全和完整。

第二十五条对于保管的文件，文件保管人员应提供必要的查询和借阅服务，确保相关部门能够及时获取所需文件信息。

第六章文件的使用

第二十六条所有使用文件的部门应按照规定的程序进行使用申请，并填写使用登记表。

第二十七条文件使用人员在使用文件的过程中应保障文件的原始形态，不得改动文件内容。

第二十八条文件使用完毕后，使用部门应在规定时间内及时将文件归还给文件保管部门，并填写文件使用情况的反馈意见。

第二十九条对于需要销毁的文件，在经过审批后，应按照规定的程序和要求进行文件销毁。

第七章文件的归档

第三十条公司应建立健全的文件归档管理制度，确保文件的归档工作得到规范的处理。

第三十一条文件保管人员应对于已经过期的文件进行及时的整理和存档处理。

第三十二条对于需要长期保存的文件，应按照规定的期限进行归档，并对归档文件进行登记备案。

第三十三条文件归档工作人员应定期对归档文件进行整理和清点，确保文件的安全和完整。

第三十四条对于归档文件，应提供必要的查询和借阅服务，确保相关部门能够及时获取所需的文件信息。

第八章文件的销毁

第三十五条对于需要销毁的文件，应按照规定的程序和要求进行销毁。

第三十六条文件销毁前，应制定销毁计划，并报请上级主管部门批准。

第三十七条文件销毁工作应有专人进行监督和记录，确保文件销毁程序的合法性和规范性。

第三十八条对于已经销毁的文件，应对销毁情况进行彻底记录，并登记备案。

第九章文件管理的监督与检查

第三十九条公司应建立健全的文件管理监督与检查制度，确保文件管理工作得到正常和有效地执行。

第四十条文件管理监督与检查工作应由专门的机构或者个人负责，定期进行监督与检查。

第四十一条对于存在问题的文件管理工作，监督与检查部门应及时提出整改意见，并对整改情况进行跟踪检查。

第十章文件管理工作的宣传与培训

第四十二条公司应利用内刊、会议、通报、讲座等多种形式，加强文件管理工作的宣传。

第四十三条公司应建立健全的文件管理工作培训制度，定期对全体员工进行文件管理知识的培训和学习。

第十一章附则

第四十四条本制度由公司文件管理办公室负责解释。

第四十五条本制