第六章 会议管理.pptx

第六章会议管理

1会议概述

2会议准备

2.3会时工作

·

2.4会后工作

教学目的

知识目标

（1）了解会议的概念、功能、要素、种类、规则；

（2）学习和掌握会前准备工作的具体操作方法；

（3）学习会时管理工作的做法；

（4）学习怎样做好会后工作。

能力目标

（1）能够策划会议方案、发送会议通知、安排会议日程、

（2）掌握布置会场、迎宾签到、会时服务的工作方法

（3）能够清理会场、安排与会者返程、整理会议文件。

教学的重点与难点

一、教学重点

1.会前准备工作

2.会间签到工作

3.会后安排与会者返程

二、教学难点

1.会议的种类

2.会议策划方案的制定

3.会议通知、会议纪要的拟写

●案例1

●波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。

参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，

会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。

租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是

8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打

电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准

时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

●9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着

最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映

机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。

眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚、、、、、、

思考题：

1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整

会议议程？

3、向总经理报告后，你还应该做些什么？

4、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？

●案例2

●一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主

持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并

受到批评。

●事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(

送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处

一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一

项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿

时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国

际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对

于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸

好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后

领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能

得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。

●思考题：

●本案例中，会务准备方面存在哪些问题？

●案例1：

●在开会时间快到而设备部到位的情况下，秘书应当立马做如下处理：

●（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员。

●（2）如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办。

●（3）马上向总经理请示，不得擅自决定调整会议议程。

●（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半小时或一小时。

●（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）

●一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至

少提前一天安排，对于案例出现的租赁问题，秘书还应注意：（1）租赁会

议厅应全面考虑内外环境和设施，包括噪音问题、停车场等；（2）不能仅

凭电话联系，应实地查看；（3）重要设备应考虑多准备一套备用（或两套

方案）

●案例2：

●这次会务准备暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前个

部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的

最后核定）载会前必须检查落实一遍，这样就能避免开幕式上国际歌没有

按程序播放的事故发生。

一、会议概述