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国外公共档案馆电子邮件管理项目的分析与

启示

作者：贠疆鹏加小双

来源：《北京档案》2022年第07期

摘要：该文对澳大利亚维多利亚州公共档案馆电子邮件管理项目进行全面分析，总结其经

验教训及其对我国的借鉴意义。采用内容分析法，以从维多利亚州公共档案馆官方网站中获得

的报告等作为数据来源，对维多利亚州公共档案馆“电子邮件鉴定、处置和保存项目”进行回顾

和分析，并以此总结其对我国电子邮件管理的启示。该项目充分体现了电子邮件管理的主要困

境与先进经验，启示我国在电子邮件管理上，需要在战略层面高度重视电子邮件价值，在应用

层面分阶段有序向前推进，在设计层面以数字连续性理念为指导，在操作层面充分应用先进技

术。

关键词：电子邮件格式鉴定保存

Abstract：ComprehensivelyanalyzingtheE-mailManagementPlanofthePublicRecords

OfficeVicto？riainAustralia，thispapersummarizesthereferencesignificancetoChinabasedon

itsexperienceandles？sons.Withthemethodofcontentanalysis，takingthereportsobtainedfrom

theofficialwebsiteofthePublicRecordsOfficeVictoriaastheanalysissourc？es，thispaperthispaper

？praise，，？lic

RecordsOfficeVictoria，andsummarizesitsrefer？encesignificancetoChina’sE-mail

management.Theprojectfullyreflectsthemaindifficultiesandad？vancedexperienceofE-mail

management，anden？lightensChinathatinE-mailmanagement，weneedtoattachgreat

importancetothevalueofE-mailatthestrategiclevel，moveforwardorderlyinstagesatthe

applicationlevel，taketheconceptofdigitalconti？nuityastheguidanceatthedesignlevel，and

payat？tentiontothefullapplicationofadvancedtechnologyattheoperationlevel.

Keywords：E-mail；Format；Appraisal；Preserva？tion

電子邮件是通过计算机系统和电子通信系统对电子形式化的信件进行记录、发送和接收的

新型通信形式之一。[1]在电子化办公时代，人们使用电子邮件交流想法、开展业务和制定决

策，电子邮件作为电子文件的表现形式之一，成为重要的业务凭证和记忆载体。2016年美国

总统竞选期间，候选人希拉里·克林顿（HillaryClinton）被曝公私邮件混淆使用、删除大量工

作邮件，该做法违反本国法律而被人诟病，成为其落选的主要原因。[2]意识到电子邮件在社

会多层面的重要价值，为强化其有效管理和长期保存，多个国家相继制定了专门针对电子邮件

的政策标准指南用以指导电子邮件管理，如2003年澳大利亚发布《反电子邮件垃圾法》，

2004年英国国家档案馆（TheNationalArchives）发布《电子邮件和互联网政策》（Emailand

InternetPolicy）[3]，2010年美国纽约州档案馆（NewYorkStateArchives）发布《进一步管理

电子邮件政策》（DevelopingaPolicyforManagingEmail）[4]，2013年美国国家档案与文件署

（Nat