机关档案工作规范化管理方案.pdfVIP

机关档案工作规范化管理方案

机关档案是机关单位办公活动中形成的各类公文、文件、记

录等资料的集合。作为机关单位的重要组成部分，机关档案的管

理对于机关单位的正常运转和决策起着至关重要的作用。为了规

范化机关档案的管理工作，制定一套完善的管理方案是必要的。

本文将就机关档案管理方案进行详细阐述，以便保证机关档案管

理工作的规范化和高效化。

一、机关档案管理的目标和任务

机关档案管理的目标是确保机关档案的完整、真实、准确、

及时和安全，为机关单位提供良好的信息支持。机关档案管理的

任务主要包括：

1.确立档案管理的基本原则和制度体系；

2.规划和组织机关档案管理工作；

3.制定和修订档案管理规章制度；

4.进行机关档案的整理、归档和编目工作；

5.推行电子档案管理系统，提高档案管理的效率和精确度；

6.加强档案管理的监督和考核，确保档案管理的规范化。

二、机关档案管理的基本原则和制度体系

1.文件管理原则：机关档案的文件管理原则包括全面性、真

实性、主观性、完整性、秘密性、及时性等。全面性指机关档案

应当真实地反映机关单位的各类活动；真实性指机关档案内容应

当真实客观，不得夸大或隐瞒事实；主观性指机关档案作为机关

第1页共5页

单位实践活动的客观记录，应当真实地反映机关活动的客观事

实；完整性指机关档案应当根据业务需要保留全面的记录；秘密

性指机关档案应当保密，不得泄露机关单位的机密，涉密机关档

案应采取特殊的保密措施；及时性指机关档案的创建、整理、编

目和归档等工作应当及时完成，保证档案的及时性。

2.档案管理制度体系：机关档案管理制度体系由一系列具体

的规章制度组成，主要包括：档案工作规程、档案管理制度、档

案使用制度、档案保管制度、档案安全制度、档案编制和编目管

理制度、档案借阅和使用管理制度等。档案管理制度体系应根据

机关档案管理的需要进行不断完善和修订。

三、机关档案管理的组织和领导

1.档案管理机构：为了保证机关档案管理工作的规范化和高

效化，机关单位应当设立专门的档案管理机构。档案管理机构由

一名具有档案专业背景和经验的负责人和若干名专职档案管理人

员组成。档案管理机构负责机关档案的整理、编制、存储和管理

等工作。

2.档案管理领导：机关单位领导对机关档案管理工作负有直

接责任，应当高度重视机关档案管理工作。机关单位领导应当制

定档案管理工作的总体规划和年度计划，并对档案管理工作进行

监督和检查。

四、机关档案管理的工作程序

第2页共5页

1.档案的创建和收集：机关档案的创建包括机关活动的记

录、机关文件的起草、机关决策的影响等。机关档案的收集包括

机关文件和其他机关档案材料的收集。

2.档案的整理和编制：机关档案的整理工作包括对机关活动

记录的整理和归档，机关文件的整理和编制等。机关档案的编制

包括对机关档案材料的分类、编号、著录、编目等。

3.档案的存储和管理：机关档案的存储应当考虑到档案材料

的类型、数量和使用频率等因素。机关档案的管理包括档案的检

索、借阅、调阅、复制等。

4.档案的保管和销毁：机关档案的保管应当设置专门的档案

室或档案库，为机关档案提供安全的存储环境。机关档案的销毁

应当依据档案管理制度和法律法规的规定进行，确保机关档案的

完整性和安全性。

五、机关档案管理的监督和考核

1.档案管理的监督：机关档案管理应当建立完善的监督机

制，包括对档案管理机构的监督和对档案管理工作的监督。对档

案管理机构要加强纪律性、规范性和责任心的监督，对档案管理

工作要加强工作进度和质量的监督。

2.档案管理的考核：机关档案管理应当建立科学的考核制

度，包括对档案管理机构和档案管理人员的考核。对档案管理机

构要考核档案管理的绩效，对档案管理人员要考核档案管理的能

力和素质。

第3页共5页

六、机关档案管理的技术支持

1.电子档案管理系统：机关单位应当推行电子档案管理系

统，通过电子化手段提高档案管理的效率和精确度。电子档案管