企业档案工作规范.pptVIP

1档案整理工作2档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。3分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。4类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。5全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。6根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／Tl3。1档号可采用“[全宗号]分类号(或项目代号或目录号)——案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([]表示可选)结构。2全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。3纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。4按全宗、类别、保管期限编制档案目录。5档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／Tl2。STEP5STEP4STEP3STEP2STEP1档案保管工作档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。库房管理库房应保持于净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ25)。库房温、湿度应符合JGJ25、GB／Tl8894和DA／Tl5对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。32104030102档案鉴定工作企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时问对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和l0年。企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录8表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。01030201023.4档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系。六个要素是：开发利用信息资源，建设国家信息网络，推进信息技术应用，发展信息技术和产业，培育信息化人才，制定和完善信息化政策。后来又加上了“信息安全”而成为信息化体系七个要素。010203企业档案工作总则（基本要求）4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。014.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。02这一条提出了企业档案工作任务与目标。4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。1这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济、法制经济的法规要求。2档案工作组织组织系统建设档案工作领导企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。明确相应机构承担档案管理的职能。档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。档案工作体系企业应建立以档