SZSD11 0003—2024行政审批档案数字化规范.docx

ICS35.240.01

CCSL70

SZSD

数字山东工程标准

SZSD110003—2024

行政审批档案数字化规范

Specificationfordigitizationofadministrativeexaminationandapprovalarchives

2024-04-15发布2024-06-01实施

日照市大数据发展局发布

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 2

5组织与管理 2

6档案出库 2

7数字化前处理 3

8目录数据库建立 3

9数字化采集 3

10档案入库 4

11数据处理 4

12数据挂接和数据存储 5

13数字化成果验收与移交 6

14数据利用 6

附录A（资料性）行政审批档案数字化流程示意图 7

附录B（资料性）数字化前处理作业单 9

附录C（资料性）数字化采集作业单 11

附录D（资料性）数字处理作业单 12

附录E（资料性）行政审批档案数字化成果验收登记单 12

附录F（资料性）行政审批档案数字化成果移交清单 15

参考文献 16

II

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由日照市行政审批服务局提出。

本文件由日照市大数据发展局归口。

本文件起草单位：日照市政务服务中心、日照市行政审批服务局、日照市大数据发展服务中心、山东敞亮信息科技股份有限公司。

本文件主要起草人：张海亮、苑芳惠、郭金龙、王鹏、徐敏、高洁、雷莹、王冠、刘洋。

1

行政审批档案数字化规范

1范围

本文件规定了行政审批档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用。本文件适用于对行政审批档案的数字化加工处理及数字化成果的管理和利用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T11821—2002照片档案管理规范GB/T15418档案分类标引规则

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20530文献档案资料数字化工作导则

GB/T20984信息安全技术信息安全风险评估方法GB/T36957信息安全技术灾难恢复服务要求

DA/T1档案工作基本术语DA/T18档案著录规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T68.2档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

DA/T89实物档案数字化规范

ISO/TR13028信息与文献.信息数字化实施指南

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。3.1

行政审批档案administrativeexaminationandapprovalarchives

在行政审批过程中产生的的具有归档保存价值的受理文书、听证告知文书、审查与决定文书、许可证照复印件、文书送达回证、照片、音频、视频等各种形式的历史记录。

3.2

档案数字化archivesdigitization

利用信息技术将各种形式的档案资源转化为数字化的档案信息的处理过程。

2

3.3

数据挂接dataindex

通过计算机技术，实现目录数据与相关联的数字数据的索引、关联。

4基本要求

4.1遵循档案管理的客观规律，采用有效的管理和技术手段，最大程度地展现档案原貌，确保档案数字化成果质量。

4.2数字化工作的开展遵循ISO/TR13028和GB/T20530提出的要求和建议。

4.3加工涉密档案时，按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5组织与管理

5.1机构人员及基础设施

建立数字化工作组织，配备专业管理人员、技术人员和操作人员，通过科学规范的管理制度进行人员管理，并加强对外聘人员的审核以确保数字化工作的安全顺利开展。

提供专用场地，合理布局工作区域，确保环境适宜档案保护，同时配备防火、防水、防盗等