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科学技术研究项目档案管理规范

引言

本文件《科学技术研究项目档案管理规范DA/T2-2023代替DA/T2-1992》规定了科学技术研究项目档案(以下简称科研档案)管理原则和管理职责,科学技术研究项目文件材料(以下简称科研文件材料)收集、整理、归档以及科研档案保管、统计、利用、鉴定、处置、验收(审查)等的要求和方法。

本文件适用于机关、团体、企事业单位及其他社会组织(以下简称“单位”)开展科研档案管理活动。

（此电子文本仅供参考，请以正式标准出版物为准）

01科研文件材料的归档

1.归档时间与交接

1.1科研档案形成部门应将归档科研文件材料在科研项目(科研课題)结题验收后3个月内移交档案部门归档。研究周期长的科研项目可分阶段或按科研课题及时归档移交。奖励申报、推广应用阶段产生的文件材料应在相关工作完成后1个月内完成归档移交。

1.2档案部门应对归档移交的科研档案进行检查,合格后方可接收。双方办理交接手续,填写档案交接登记表(式样符合B.7的规定)。档案交接登记表一式二份,交接双方各一份。

2.科研档案的补充、更改

2.1科研项目在成果管理阶段形成的科研文件材料,应及时补充归档；

2.2如有必须更改的科研档案,应由原科研项目负责人填写更改申报单,经科研项目主管部门批准后,方可进行更改。

02科研档案的保管、统计

1.做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作,定期检查科研档案库房情况,保证库房温度和湿度符合国家要求，

2.涉密科研档案保管应符合国家有关保密工作要求。

3.单位应按照国家有关规定,定期向档案馆移交科研档案。

4.单位应按照DA/T31、DA/T62的规定要求积极开展传统载体科研档案数字化工作,形成科研档案数字化成果。

5.单位应结合本单位实际需要,建立科研档案工作统计制度,做好科研档案统计。

6.多个单位协作完成的科研项目,由牵头单位保存一套完整档案,参与单位保存本单位承担任务中形成科研文件材料的同时,将副本或复制件送交牵头单位。如确系涉及参与单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属、处置、利用等事项。

03科研档案共享与利用

1.档案部门应组织建立科研档案共享与利用机制,制定科研档案共享与利用制度,明确科研档案共享与利用原则、范围、对象、程序要求等,并按要求制定和及时更新科研档案共享目录；

2.档案部门可采用线上或线下的方式提供利用科研档案原件或复制件,优先提供科研档案复制件，以保护原件；

3.利用科研档案应严格行审批,登记手。利用登记信息包括利用人、利用时间、档号、题名、利用目的和方式、经办人、办理时间等；

4.借出的科研档案归还时,档案部门应及时清点、检查,并行归还手续,如发现缺失,损坏等情况应立即采取措施妥善处理；

5.档案部门应对科研档案的利用效果进行登记,填写《科研档案利用效果登记表》(式样符合B9的规定),注意收集和积累利用科研档案后取得的社会效益和经济效益；

6.档案部门可采用编制项目简介,大事记,专题档案汇集,举办展览,拍摄专题片,可视化图谱等对科研档案资源进行开发；

7.科研档案共享与利用应严格遵守知识产权,安全保密等有关要求。

04科研档案的鉴定和处置

1.单位应成立由档案部门牵头,科研管理部门,科研承担部门,保密部门,信息技术部门等人员组成的鉴定小组,定期开展到期科研档案的鉴定工作；

2.对保管期限已满但仍有保存价值的科研档案,应重新划定保管期限；

3.对经鉴定无保存价值的科研档案按照以下程序销毁：

由档案部门编制科研档案销毁清册(式样符合B8的规定),列明拟销毁科研档案的案卷题名,档号、卷数、总页数、起止日期,保管期限及档案形成年度和销毁时间等内容,经单位主要负责人批准后,安排专人运送档案到指定销毁场所销毁,并做好出库信息记录,销毁档案时,档案部门与相关业务部门共同派员监销,按照销毁清册清点核对,确认档案彻底销毁后,在销毁清册上签名,盖章。科研档案销毁洁册永久保存。

4.应做好科研档案的密级调整变更。

05科研档案的验收（审查）或绩效评价

1.验收管理要求

实行验收(审查)或绩效评价制的科研项目应进行科研档案验收(审查)或绩效评价,对科研档案完整性、准确性,系统性进行验收(审查)或绩效评价(以下统称验收)。

2.验收组织

2.1科研档案验收可按照分类、分级原则进行组织。

2.2分类原则即按照科研项目的大小(投资规模,项目创新度),专业类别等采用不同的验收方法。

a)大型科研活动、产生档案数量多、重大关键技术研究的科研项目应专门召开验收会议进行开)验收。

b)小型科研活动、产生档案数量少的科研项目的科研档案验收可采用审查的方法.

2.3分级原则即按照科研项目管理职责组织实施科研档案的验收:

a)档案部门会同科研项目管理部门对列