科学技术研究项目档案管理规范.docxVIP

科研电子文件归档和科研电子档案管理

1.科研项目管理系统建设时应充分考虑科研电子文件归档要求,系统实施时应采用符合归档要求的数据结构和文件格式，

2.科研电子档案管理信息系统应具备收集、整理、存储、检索、利用、统计、鉴定、审计、备份、系统管理等基本功能,与科研项目管理系统,其他相关业务系统等相互衔接,接口具备数据封装,传输、检测、反馈、标记等基本功能。具体宜按照GB/T29194和GB/T39784执行。

3.科研电子文件形成、收集、整理、归档及科研电子档案管理,应确保文件内容及元数据齐全完整元数据结构、内容宜按照DA/T46的规定执行。

4.科研电子文件归档范围按照《科研文件材料的形成和收集》的要求执行,

5.科研电子文件归档时应同时收集归档元数据。

6.科研电子文件归档时间与其他载体文件归档时间相协调,一般不晚于同批次其他载体文件的归档时间，无其他载体的科研电子文件可在办理完毕后实时归档。

7.科研电子文件归档格式应符合格式开放,不绑定软硬件、显示一致性、可转换,易于利用等要求。

8.科研电子文件归档应基于安全的网络环境或专用离线存储介质,采用在线归档或离线归档方式通过电子档案管理信息系统或接口进行，

9.符合国家有关规定形成或接收和管理的科研电子文件,可仅以电子形式归档保存。

10.对接收的科研电子档案应按照DA/T70的有关要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。

检测合格率达到100%。

11.科研电子文件整理应按照第7章和GB/T18894的相关要求进行。

12.科研电子档案存储应实施在线存储和离线存储。存储一式三套,至少一套为离线存储,有条件的单位实行异地保管。离线存储载体应具有较好的耐久性,按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘等，离线存储载体管理应按照DA/T15和DA/T38的有关要求。

13.每年应对科研电子档案可读性进行评估,形成评估报告。如存在因系统软硬件或其他技术升级,更新导致科研电子档案不可读取风险的,应对科研电子档案进行迁移。

14.应按照《科研档案的鉴定和处置》的要求对已到保管期限的科研电子档案进行鉴定,经鉴定可以销毁的科研电子档案,通过物理删除的方式进行。