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[单位名称]分拨交接制度

总则

为规范公司内部货物、信息及各类工作事项在不同部门、岗位间的分拨交接流程，确保流转高效、准确、责任明晰，提升整体运营效率与服务质量，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司内所有涉及跨部门、跨岗位物品传递、任务转接、资料移交等工作场景，涵盖物流配送、业务流程衔接、项目阶段性交接及行政文档传递等环节。

交接原则

1.准确性原则：转出方确保交付内容完整、无误，与交接清单及既定标准相符；接收方仔细核对，不符时当场指出并记录。

2.及时性原则：各环节严格按规定或约定时间完成交接，避免延误影响后续流程，紧急事务优先处理、快速流转。

3.完整性原则：交接涵盖全部相关物品、文件、数据及未结事项说明，附带必要备注解释，保障接收方能顺利接续工作。

4.责任明确原则：交接瞬间实现责任转移，转出方对交接前负责，接收方对接收后负责，双方签字确认责任界定。

交接流程

1.交接准备

转出部门/岗位梳理待交接物项，整理、分类、打包（如有需要），生成详细交接清单，注明名称、数量、规格、状态、特殊要求等关键信息，清单一式两份。

针对业务数据、项目进度，提前汇总报表、更新记录，撰写进展说明，包含已完成工作、难点、待办重点及后续计划，确保接收方迅速掌握核心要点。

检查需交接电子资料完整性，整理文件夹结构，拷入专用交接存储介质或云端共享空间，提供访问权限与密码指引。

2.现场交接

双方约定交接时间、地点，当面核对实物与清单一致性，接收方按序清点、检查质量，对文件逐页翻阅，数据抽样核验；信息交接时，转出方演示系统操作、讲解数据逻辑，接收方实操确认理解。

发现问题实时沟通，小偏差现场纠正补充，重大差异暂停交接，协商解决方案，修改清单或记录附说明；问题解决再重启流程，确保无误推进。

交接完成，双方于交接清单签字，各持一份存档；电子交接在系统日志留痕或邮件确认，明确“已接收”“无异议”等关键表述及时间。

3.后续跟进

接收部门/岗位接收后24小时内复盘梳理，深度消化交接内容，将新任务纳入工作计划，调配资源推进；遇难题依内部沟通机制反馈，寻求转出方远程协助或上级协调。

转出方一周内回访，答疑解惑、监督过渡，收集反馈优化后续交接；周期性（月/季）回顾交接流程，统计差错率、延误次数，分析改进，形成闭环管理提升效能。

异常处理

1.交接延误：若因不可抗力致延误，延误方提前[X]小时通知接收方与上级，说明预计时长及弥补措施；非不可抗力延误，查明原因追究责任，视影响扣减绩效分[X]，连续两次人为延误调岗培训。

2.物品缺失损坏：接收即发现，交接单标注，拍照留证，转出方48小时内补全换新或赔偿；事后发现且能溯因，依流程追溯处理，无法查明由接收时签字责任人承担部分损失，视情节处分。

3.信息错误遗漏：影响轻微，转出方即时线上修正并道歉；致业务停滞、错误决策，发正式致歉函，回溯修正全程指导，相关损失评估赔偿，部门检讨流程漏洞整改。

监督与考核

1.成立监督小组，定期抽检交接记录，每月至少[X]次现场核查；设置举报邮箱，员工匿名反馈违规，查实违规每次扣部门绩效[X]分，奖励举报人。

2.交接失误纳入KPI，延误、错漏依严重程度扣[X]-[X]分；季度交接零失误团队/个人评优优先，奖励荣誉证书、奖金[X]-[X]元，激励全员严谨执行。

附则

1.本制度自发布日起生效，解释权归[制度制定部门]，特殊业务需修订，部门提案、跨部门研讨、高层审批后更新。

2.各部门依业务特性细化操作细则，不得抵触本制度框架，细则报备案审核，确保全司交接协同统一、规范高效。