2025年物业档案管理方案 .pdfVIP

志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟

物业档案管理方案

档案内容：

合同及协议、办公楼工作人员有关证件的复印件、办公楼

工作人员资料登记表、消防安全责任书、装修资料、入住资料

登记表、往来函、催缴单等。1、保管及整理：

1）在标贴纸上打印或写上办公楼工作人员名称，粘贴在

与其相应的档案夹上；（2）办公楼工作人员的档案按楼层及

房间号的顺序排放；（3）将有关档案的内容按照类别列出档

案目录，再将与其内容相关资料放在相应的档案夹内；

4）客户服务中心内部文件按楼宇阿拉伯数字或主要顺序

排放。2、档案的跟踪：

当发生下列状况时，主管负责将变化情况记录在办公楼工

作人员档案内：（1）通讯联络方式或负责人发生变化；

2）办公楼工作人员退房或加入其工作单位；

3）办公楼工作人员档案属绝密档案，特殊情况如需查阅，

须报客户服务中心主管批准，经办理登记手续后方可查阅；

4）将办公楼工作人员档案输入电脑进行管理；

5）任何人不得透露办公楼工作人员的档案信息。（6）初

业、人员、设施、设备管理、客户方反馈资料、行政文件资料

等档案的树立与管理档案资料管理是物业管理的重要组成部分。

海纳百川，有容乃大；壁立千仞，无欲则刚。——林则徐

科学的、规范化的档案管理能为住宅区域衡宇及公用设施设备

的使用、修理及更新革新供给指引,为各项管理管理的顺遂开

展发明条件。木公司自树立以来,一向正视物业档案资料的树

立与管理工作。针对办公楼物业管理服务项目及物业管理特点,

配备专业的档案管理人员,对所有档案进行科学系统的管理。

3、档案资料管理要求

1）录音带、光碟、照片、胶片等,并采取适宜的保管、储

存方式。（2）文档资料的收集、编目、归档、保管按本公司

文档资料管理程序进行,做到标识清晰、分类明确、易于查阅,

并采取防虫、防蛀、防霉、防潮、防火等防护措施。（3）电

子文档由专人按规定建立子目录分类管理,并定期整理。（4）

文件资料按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制文件资

料储存清单。当文档资料状况发生变动时,及时相应调整文件

资料储存清单,以保证资料查阅方便。（5）借阅文档资料必须

办理手续,外来人员査阅资料必须验证并登记其人证件,经管理

处经理同意后方可査阅。

4、物业管理公司档案管理规定

1）公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管

(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

饭疏食，饮水，曲肱而枕之，乐亦在其中矣。不义而富且贵，于我如浮云。——《论语》

2）有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、

管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工

人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,

他人不得动用。

3）物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档,做到

图有袋、文有夹,敷陈类文件编目录索引,档案类文件有存档文

件清单及编号目录物业管理公司档案目录及存档文件清单每季

度上报公司备案。

4）物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司

或接任者办理移交手续经确认后方可离任。

5）物业管理公司档案一样平常需经常使用部分应复印备

份,原件存放在档案中不得随便使用。

6）因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管

书面确认