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记录管理制度

编号：FJXW-QP-02

1目的

本制度明确了记录的管理职责，规定记录填写、标识、收集、保管、检索、保存期限和处置等要求。明确了对存档记录管理的有关规定。

2范围

适用于对本公司在体系管理中形成的所有记录的控制，包括来自分承包方的记录。记录以传统媒体为主，但可以是任何其它形式的媒体，如电子媒体。

3职责

3.1综合部负责本公司记录的控制活动的归口管理，并负责记录的归档、贮存、保管和处置。

3.2公司各职能部门负责本部门的体系运行记录的管理工作。

3.3综合部负责进货检验和存贮期间所形成的记录；工程部及各综合部负责过程、最终检验和试验及服务过程所形成的记录的收集、整理、编目。并按国家和地区及公司的档案管理要求做好归档、保管和处置工作。

4工作流程

记录分为企业自行编制和国家统一制定的记录，综合部应建立《记录总清单》，以识别其现行修订状态。

4.1工程记录采用：

4.1.1国家、行业和地方规范标准规定的工程记录表格；

4.1.2合同规定的表格；

4.1.3根据工程需要自行编制的工程记录表格。

4.1.4体系运行记录采用各程序文件和管理文件规定的记录表格。

4.2记录的范围

4.2.1材料、设备的产品证明书、合格证、检验报告等；

4.2.2施工测量、检验和试验记录；

4.2.1.3施工技术管理工作记录；

4.2.1.4工程评定质监签证记录；

4.2.1.5图纸设计变更修改记录

4.2.1.6工程验收记录；

4.2.1.7其他可以用以证实工程产品的文件。

4.2.2体系运行记录以及验证其有效性的记录。

4.3记录的基本要求。

4.3.1记录必须真实反映描述对象的状态；

4.3.2记录中的文字、数字必须规范、清晰，确认手续齐全；

4.3.3记录中所采用的图形、符号、计量单位应符合现行国家标准的规定；

4.3.4记录应有明显的标识，清楚地表明该记录的名称、类别、编号、时间等，以便于存取检索。

4.4记录的收集、编目、保管和归档。

4.4.1各部门指定专人负责记录的收集、整理、编目和移交前的保管。

4.4.2工程施工形成的记录由工程部组织各综合部整理，工程竣工后按有关法令规定和要求移交工程所在地的城建档案馆或其它有关部门，或根据合同要求移交给建筑单位（客户），自存的工程记录由公司工程部保管。

4.4.3体系记录除在程序文件中有特殊规定以外，由归口管理部门在每年年底收集归档。

4.4.4记录应有适宜的保存环境和设施，以防止损坏、变质和丢失。

4.4.5记录的保管方式应便于存取和检索，又要注意保密。

4.5记录的处理

4.5.1记录的保存期限

4.5.1.1体系运行记录保存期和工程记录的保存时间见《记录总清单》；

4.5.2记录建档后按规定的保存期限妥善保存，当合同有要求时，在商定期内应可提供给客户或其代表评价时查阅。

4.5.3综合部对超过保存期限的记录提出销毁申请，在报告总经理批准后予以销毁，并在《记录总清单》中注销。

4.6综合部应每半年检查各部门记录的管理状况，并考虑是否需要提出预防措施，以获得改进的机会。

5相关性／支持性文件

《档案管理规定》

6记录

《记录总清单》