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文件管理制度

编号：FJXW-QP-01

1目的

本制度明确了公司一体化管理体系文件、技术文件、适用的外部文件的范围、职责、规定了审批、发放、更改、处置等流程和方法。

2范围

本制度适用于与公司一体化管理有关的各类文件。

3职责

综合部是文件控制的主管部门。负责文件的收集、编制、发放、收回、作废的管理。负责文件正本的控制。

4工作流程

4.1本制度规定公司以下类型文件的管理：

4.1.1一体化管理体系文件：管理体系手册，管理制度，程序文件，工作文件；

4.1.2外来的适用于公司的法律法规及国家、行业有关技术标准、外来公文；

4.1.3一体化管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件；

4.1.4文件和资料编号标识如下：

1、质量手册：FJXWQEOMS

公司代号质量环境安全手册代号

2、程序文件：FJXWQPXX

公司代号程序文件（管理制度）代号顺序号

3、工作文件：FJXWQWXX

公司代号工作文件代号工作文件顺序号

4、记录表格：FJXWQRXX

公司代号记录代号流水号

5、国家及上级部门下发文件和资料采用原编号。

6、文件版本编号

⑴版本号以英文字母“A、B、C……”表示，“第一版、第二版、第三版……”；

⑵原版本号为0，第一次修改为1，A/0表示第一版第一次修改；A/1表示第二版经第二次修改……；当文件和资料内容修改篇幅较多，超过50%或经过10次修改应更换版本。

4.2编制与批准

4.2.1公司一体化管理体系管理手册：由ISO小组编制，管理者代表审核，总经理批准；管理制度和工作文件由各部门编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2各部门根据实际情况选择适用、有效的法律法规及国家、行业有关技术标准，由各部门领导进行审核，并由管理者代表确认。

4.2.3一体化管理体系运行过程中形成的技术文件的批准。

4.2.3.1工程部负责生产工艺及图纸、工程方面的技术文件的批准。

4.2.3.2工程部负责质量检验有关文件的批准，包括检验报告等。

4.3文件发放

4.3.1一体化管理体系文件，由综合部加盖红色受控印章进行发放，并填写《文件发放收回登记表》；

4.3.2明确并及时获得质量、环境、职业健康安全方面的标准、法律法规，统一编制《适用法律法规、标准规范一览表》。

4.3.3确保各岗位员工明确其活动所依据的文件，及时获取所需文件的适用版本；

4.3.4当文件使用人持有的受控文件丢失或损坏需要更换时，应向综合部申请，重新领用。属破损更换领用情况的，受控编号仍使用原持有文件的编号。

4.4文件更改或更新

4.4.1各部门根据管理的需要对文件的适用性进行评审，对文件提出更改时，应填写《文件更改申请单》送综合部，由综合部负责组织更改。

4.4.2与质量、环境、职业健康安全有关的外来公文的更新由综合部负责识别；

4.4.3各类技术文件的更改由发放部门实施。

4.4.4以上所有文件的更改或更新按照原文件的流程进行，更改后的文件需重新批准发布。

4.5作废

修改前的文件和作废文件应由该文件的发放部门指定专人进行回收，及时将作废文件撤出使用场所，交综合部统一处理。因工作需要参考原作废文件时，对该作废文件加盖蓝色的作废印章予以标识。

4.6文件的检索与借阅

4.6.1文件的发放部门根据《文件发放收回登记表》进行检索与管理。

4.6.2借阅文件应经文件的发放部门负责人批准，借阅者必须登记，并在指定日期归还文件。

4.7外部文件的控制

4.7.1公司综合部统一负责外来文件的接收、登记、转呈、转发、办理归档等管理。

4.7.2各部门在若需直接引用各类外部文件或文件条文，要由文件专业对口部门主管批准。

4.7.3工程部应定期核查在用外来文件，如国家、行业有关标准、规范等的时效性，跟踪这些文件的最新修订和改版内容。

4.7.4各有关部门加强来自顾客方或发往顾客方的文件资料、图纸的传递、更改、作废等的控制。

4.7.5对于与环境、职业健康安全有关的法律法规，记录在《相关法律法规一览表》中，其它外来文件记录在《外来文件登记表》中。

5相关记录

《文件一览表》

《文件发放收回登记表》

《外来文件总清单》

《文件更改申请单》