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费用管理办法

总则

为了严格控制费用支出,提高全员效益观念,严肃财经纪律，规范财务行为，明确费用报销程序和标准，明确相关人员应承担的责任，特制定本管理办法。

本管理办法所定义的费用是指除工资外的所有非货物购进的付现支出，按管理需要分为以下两类：

1、专控费用：专控费用是指需要通过事前申请，控制费用发生过程的费用。专控费用需事前书面申请，获批后才能支出。主要包括：①办公用品（含低耗品）采购②修理费③招待费④宣传费⑤印刷费⑥广告费⑦促销费⑧福利支出⑨差旅费⑩其它金额超过1000元以上的费用。

2、其他日常费用：指“1”以外的费用支出，主要包括交通费、电话费、水电费、公杂费、车辆费用（非修理）、邮递费、房租等。

第三条专控费用实行“先申请，后使用”的原则，发生费用前先填写《费用申请单》（出差申请用《出差申请单》代替），按程序报批后实施；其他日常费用不需要事前申请，发生后凭有效单据报销。

第四条为做好部门费用核算，考核各部门的费用控制情况，各部门发生的费用纳入部门预算，共同发生的费用由财务部根据受益多寡的原则按比例分配到各受益部门。

费用审批权限和程序

费用审批权限

公司费用审批实行“一支笔”管理，即所有费用须报总经理审批后方能报销，具体执行“部门总监--财务总监--总经理”三级审批制度。

费用审批程序

专控费用：由经办人填制《费用申请单》，逐级上报审批，获批后实施，并凭有效单据报销。审批程序示意如下：

费用申请审批程序：

填制《费用申请单》→部门总监审批→财务总监审批→总经理审批

费用报销审批程序：

填制报销凭证→财务审单→总经理审批

2、其他日常费用：不需要事前申请，发生后直接填写《费用报销单》，按报销程序报销即可。

费用控制和报销标准

第七条公司对办公费、招待费、差旅费等费用的控制规定如下：

（一）办公费用

1、办公费用指公司管理部门发生的办公耗费，包括办公用品采购及其他公杂费。

2、对办公用品采购实行专项控制，列入专控费用。购买前应事前申请，由行政部每月5号、20号汇总各部门的采购申请集中申请费用。

2.1部门需要购买办公用品时，提前填写《采购申请单》申请购买，经部门总监审批后送行政部审批、备案。部门申请应尽量与公司集中采购时间一致，原则上每月集中申请1-2次。

2.2行政部申请费用时，应依据各部门提交申请单汇总填写《采购申请单》，按程序审批后实施购买。

2.3部门采购较贵重物品或非日常办公用品时，改用专项费用申请形式。

3、办公用品由行政部集中采购，一次购买金额超过2000元的需汇同财务部一同

一月以上的，按每人每天按10元补贴。

7、外出时发生的招待费，需填写《费用申请单》或直接再发票背面签批，临时招待的需口头请示总经理，可事后补单。

8、多人同行外出办事时，须最少按同性两人住一间房的标准执行报销。报销时可由一人填单统一报销费用（需所有当事人签名），再自行分解。

（四）市内交通费

1、市内交通费是指因公到广州市市区办事，乘坐公共汽车、地铁、短途巴士、的士等交通工具发生的车票费用。

2、市内交通工具应根据办事的急缓程度分别选择公共汽车、地铁、公司公务车、的士等。办事人员非紧急事务不得乘坐的士，乘坐的士需填写情况说明获批后凭单报销。

（五）通讯费

1、通讯费指公司各部门办公电话费及个人通讯补贴。

2、公司各部门办公电话费由公司统一办理委托银行扣缴。各部门负责人应监控本部门电话的使用，个人事务不得使用公司电话。

行政部应定期与不定期查对公司话费清单，对查出的个人话费双倍扣回。

3、个人通讯费实行定额补贴，具体标准视岗位需要另行制定。

（五）车辆费用

1、车辆费用包括油款、路桥费、日常维护费、修理费及年检等其它费用，所有车辆费用统一纳归行政部管理。

2、车辆油款由行政部根据实际需要量按月申报购买，每月5号前填写《费用申请单》，按车牌号列明上月止总行驶里程数、上月实际用量、本月预计用量（用量以金额表示），逐级报批，获批后实施购买。

加油一律使用公司加油卡，由财务部根据行政部申请按月充值。特殊情况自行加油的，需说明情况按流程申请费用。

3、日常维护费指日常保养费用，发生时可凭行政部结算单（行政部制定）到指定维修点维护保养，按月凭行政部结算单、维修方结算清单结帐。结帐时行政部应认真核对清单内容与签名，确认后填写《费用申请单》申请费用，获批后到财务部办理付款手续。《费用申请单》须分车辆填列明细金额。

4、车辆小型修理费（修理费在500元以下），控制和结帐付款程序同日常维护。

5、车辆大中型修理费，须在修理前填制《费用申请单》逐级申报，列明车辆状况、需更换的部件、预计费用等，获批后实施修理。

6、公务用车由行政部统一调配管理