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2025年煤矿安全培训中心档案管理制度(三)

一、档案收集与整理

(1)档案收集是煤矿安全培训中心档案管理工作的首要环节，旨在确保所有与安全培训相关的文件资料能够得到及时、全面的收集。收集工作应遵循全面性、及时性和真实性的原则，对各类培训记录、安全规程、应急预案、检查报告、考核结果等资料进行细致的整理。收集过程中，应充分利用信息化手段，建立电子档案库，实现档案的数字化管理，提高档案的检索和利用效率。

(2)档案整理是档案收集后的重要步骤，其目的是对收集到的档案进行分类、编目、排列和装订，使其系统化、规范化。整理工作应严格按照国家档案管理的相关标准和规范进行，确保档案的完整性和准确性。具体操作包括：对档案进行分类，划分出不同类别、不同时间段的档案；对每份档案进行编目，包括档案编号、标题、作者、日期、页数等基本信息；按照一定的顺序排列档案，如按时间顺序、类别顺序等；最后进行装订，确保档案的整洁和便于保存。

(3)在档案整理过程中，要注重档案的规范化处理。对于不符合规范要求的档案，应及时进行修改、补充或重新整理。同时，要定期对档案进行审查，确保档案内容的真实性和有效性。对于涉及煤矿安全的重要档案，应建立专门的档案室进行保管，并配备专业的档案管理人员，确保档案的安全。此外，还应加强对档案管理人员的培训，提高其业务水平，确保档案整理工作的顺利进行。

二、档案归档与保管

(1)档案归档是煤矿安全培训中心档案管理的关键环节，严格按照国家档案局和煤矿安全监管总局的相关规定执行。归档工作要求对收集到的档案进行分类、整理、编目，确保每份档案都有明确的编号和归档时间。例如，2025年第一季度，归档了共计1200份培训记录，其中安全操作规程类档案占30%，应急预案类档案占20%，考核结果类档案占50%。归档过程中，对每份档案进行严格审查，确保归档资料的真实性和完整性。

(2)档案保管是确保档案安全、延长档案使用寿命的重要措施。根据《煤矿安全培训中心档案管理制度》，档案保管分为实体保管和数字化保管。实体保管方面，档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施，确保档案在适宜的环境中保存。例如，2025年，档案室对存储环境进行了全面检查，更新了防潮设备，确保了档案的干燥。数字化保管方面，采用先进的档案数字化技术，将纸质档案转化为电子档案，便于查询和利用。据统计，2025年，数字化档案数量达到800份，占全部档案的66.7%。

(3)档案归档与保管过程中，严格执行档案管理制度，确保档案的保密性和安全性。例如，在2025年的一次档案安全检查中，发现一起档案泄露事件，涉及10份涉及煤矿安全的重要档案。经调查，发现是由于档案管理人员违规操作所致。对此，中心立即对相关人员进行了严肃处理，并加强了对档案管理人员的培训，提高了档案管理的规范性和安全性。此外，中心还定期对档案进行备份，确保在发生意外情况时，能够迅速恢复档案数据。

三、档案查询与利用

(1)档案查询与利用是煤矿安全培训中心档案管理的重要组成部分，旨在为煤矿企业提供及时、准确的安全培训相关资料。中心通过建立完善的档案查询系统，实现了档案的快速检索和便捷利用。例如，2025年，档案查询系统共接待查询请求1000余次，涉及各类档案资料5000余份。查询服务内容包括安全操作规程、应急预案、事故案例分析、培训记录等。在实际案例中，某煤矿企业在生产过程中遇到了紧急情况，通过档案查询系统迅速找到了相关的应急预案，成功避免了事故的发生。

(2)为了提高档案查询的效率和准确性，中心采用了多种查询手段。首先，建立了电子档案库，实现了档案的数字化管理，提高了检索速度。据统计，数字化档案查询的平均时间缩短了50%。其次，引入了智能查询系统，用户只需输入关键词或条件，系统便能自动筛选出相关档案。例如，在2025年的一次智能查询测试中，系统在3秒内完成了对8000份档案的筛选，提高了查询效率。此外，中心还提供了专业的咨询服务，对于复杂或特定的查询需求，档案管理人员将提供一对一的指导和帮助。

(3)档案查询与利用不仅限于内部使用，还对外部企业提供开放服务。2025年，中心共向外部煤矿企业提供了300余次档案查阅服务，涉及档案资料1000余份。这些服务包括提供安全培训教材、事故案例分析、安全法规解读等。例如，某煤矿企业在准备安全生产月活动时，通过档案查询系统找到了近5年的安全生产事故案例，用于活动策划和宣传教育。通过档案查询与利用，中心为煤矿企业提供了一系列有价值的信息和资料，有效促进了煤矿企业的安全生产管理水平。

四、档案管理与监督

(1)档案管理与监督是确保煤矿安全培训中心档案工作规范、高效运行的关键。中心建立了专门的档案管理监督机制，对档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节进行全面监督。例如，2