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企业单位2025年度档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)为加强企业档案管理，规范档案工作流程，提高档案管理水平，保障企业档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于企业内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。企业各级部门、各岗位人员应严格遵守本制度，确保档案工作的规范化、标准化。

(3)企业档案管理工作应遵循以下原则：真实性原则，确保档案内容真实、准确、完整；安全性原则，加强档案安全保护，防止档案丢失、损毁和泄密；完整性原则，保证档案收集齐全，确保企业历史面貌的全面反映；便捷性原则，简化档案利用程序，提高档案服务水平。

本制度自发布之日起实施，原有档案管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。企业应根据本制度不断完善档案管理制度，确保档案工作与企业发展同步。

第二章档案收集与整理

第二章档案收集与整理

(1)企业应建立健全档案收集制度，明确档案收集范围、标准和方法。档案收集应包括企业内部产生的各类文件、资料、数据等，以及与企业发展相关的各类合同、协议、证书等。

(2)档案收集工作应遵循及时性、完整性、准确性的原则。各部门应按照档案收集规定，在文件形成过程中同步收集档案，确保档案的完整性。档案收集过程中，应进行审核，确保档案的准确性。

(3)档案整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行。档案分类应遵循国家档案分类标准和企业内部档案分类体系，确保档案分类的科学性和合理性。档案编目应采用统一格式，便于检索和利用。档案归档应按照档案保管期限，定期进行整理和归档。

第三章档案保管与利用

第三章档案保管与利用

(1)档案保管是企业档案管理工作的重要组成部分，为确保档案安全，企业应建立健全档案保管制度。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变、防污染等设施，并定期进行安全检查。据统计，我国某大型企业每年对档案库房进行两次全面安全检查，有效降低了档案安全事故的发生。

(2)档案保管应按照档案分类和保管期限进行。根据国家档案局规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种。企业应按照档案保管期限，对档案进行分类存放，确保档案的有序管理和有效利用。例如，某企业实施档案保管期限管理后，发现档案利用率提高了30%，有效缩短了档案检索时间。

(3)档案利用是企业档案管理的最终目的。企业应建立档案查询、借阅制度，为员工提供便捷的档案利用服务。档案查询可通过线上系统或线下咨询服务进行。线上系统应具备档案检索、借阅、归还等功能，提高档案利用效率。例如，某企业引入智能档案管理系统后，档案查询速度提升了50%，员工满意度显著提高。档案借阅应严格履行审批手续，确保档案安全。同时，企业应定期对档案利用情况进行统计分析，为改进档案工作提供依据。

第四章档案信息化与安全

第四章档案信息化与安全

(1)企业应积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术提高档案管理效率。通过建立档案信息化平台，实现档案的数字化存储、传输、处理和利用。例如，某企业投入500万元建设档案信息化系统，实现了档案资源的集中管理和高效利用。

(2)档案信息安全是企业档案管理的重要环节。企业应加强档案信息安全防护，确保档案数据的安全性和完整性。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，防止档案数据泄露、篡改和丢失。同时，定期对信息系统进行安全审计，及时发现和消除安全隐患。

(3)档案信息安全培训是企业档案管理的基础。企业应定期对员工进行档案信息安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。培训内容应包括档案信息安全法律法规、安全防护措施、应急处理预案等。通过培训，确保员工能够熟练掌握档案信息安全操作，共同维护企业档案信息安全。