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普通企业文件与档案管理办法

TOC\o1-2\h\u31474第一章文件与档案管理的总则 1

247631.1目的与依据 1

250901.2适用范围 2

186811.3管理原则 2

2973第二章文件的形成与收集 2

300242.1文件的分类与编号 2

68972.2文件的形成要求 2

234642.3文件的收集流程 2

14179第三章文件的归档 3

291213.1归档范围与时间 3

93183.2归档文件的质量要求 3

184083.3归档手续 3

18693第四章档案的分类与编号 4

268664.1档案分类方法 4

114714.2档案编号规则 4

35844.3分类与编号的调整 4

23807第五章档案的保管 4

280245.1档案保管设施 4

10535.2档案保管条件 4

262875.3档案的存放与排列 4

3945第六章档案的利用 5

61746.1档案查阅规定 5

227286.2档案借阅手续 5

71956.3档案利用的限制 5

16667第七章档案的销毁 5

185347.1档案销毁的条件 5

179407.2档案销毁的程序 5

284267.3档案销毁的监督 6

14356第八章附则 6

213498.1解释权 6

60368.2实施日期 6

236368.3相关表格清单 6

第一章文件与档案管理的总则

1.1目的与依据

为了加强企业文件与档案的管理，保证文件与档案的完整、准确、系统和安全，提高文件与档案的利用价值，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于本企业内部各类文件与档案的管理，包括行政管理文件、业务文件、财务文件、人事文件等。同时也适用于下属分支机构和部门的文件与档案管理工作。

1.3管理原则

文件与档案管理应遵循以下原则：

（1）集中统一管理原则。企业的文件与档案应由专门的管理部门进行集中统一管理，保证管理的规范性和一致性。

（2）完整性原则。文件与档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节应保证文件与档案的完整性，不得遗漏或丢失。

（3）准确性原则。文件与档案的内容应准确无误，真实反映企业的各项活动和业务情况。

（4）安全性原则。采取必要的安全措施，保证文件与档案的安全，防止文件与档案的损毁、丢失和泄露。

（5）便利性原则。文件与档案的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。

第二章文件的形成与收集

2.1文件的分类与编号

企业文件按照内容和性质可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等。文件编号应按照一定的规则进行，保证编号的唯一性和系统性。例如，行政管理类文件可以以“XZ”开头，业务管理类文件以“YW”开头，财务管理类文件以“CW”开头，人事管理类文件以“RS”开头，后面跟具体的编号。

2.2文件的形成要求

文件的形成应符合以下要求：

（1）文件的内容应真实、准确、完整，能够反映实际情况。

（2）文件的格式应规范、统一，符合企业的文件格式要求。

（3）文件的语言应简洁、明了，避免使用模糊、含混的词汇。

（4）文件的签署应符合企业的审批流程，保证文件的合法性和有效性。

2.3文件的收集流程

文件的收集应按照以下流程进行：

（1）各部门应指定专人负责本部门文件的收集工作，定期将本部门的文件进行整理和汇总。

（2）收集人员应按照文件的分类和编号要求，对文件进行分类和编号，并填写文件收集清单。

（3）收集人员将整理好的文件和收集清单提交给文件管理部门，文件管理部门进行审核和接收。

第三章文件的归档

3.1归档范围与时间

归档范围包括企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，如重要的会议文件、合同协议、财务报表、人事档案等。归档时间应根据文件的性质和重要程度确定，一般来说，行政管理文件应在每年年底进行归档，业务文件应在项目结束后一个月内进行归档，财务文件应在会计年度结束后三个月内进行归档，人事文件应在员工离职后一个月内进行归档。

3.2归档文件的质量要求

归档文件应符合以下质量要求：

（1）文件应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供具有法律效力的复印件。

（2）文件应完整、无破损，字迹清晰，图表整洁。

（3）文件的装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

（4）文件的内容应经过审核和批准，保证其准确性和合法性。

3.3归档手续

归档手续包括以下内容：

（1）归档人员应填写归档申请表，注明归档文件的名称、编号、数量、归档时间等信息。

（2）文件管理部门对归