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员工档案管理制度

一、总则

1.为了加强本单位员工档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，有效地保护和利用档案，根据国家相关法律法规及单位实际情况，特制定本制度。

2.员工档案是指员工在招聘、录用、培训、考核、奖惩、晋升等工作过程中形成的，能够反映员工个人基本信息、工作经历、业务能力、道德品行等情况的各类文件材料。

二、档案管理部门及职责

1.设立专门的档案管理部门或指定专人负责员工档案管理工作，档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理流程。

2.档案管理部门职责：

负责员工档案的收集、整理、保管、借阅、转递等日常管理工作；

严格执行档案保密制度，确保档案信息安全；

按照规定定期对档案进行检查、清点，确保档案的完整性；

对档案管理工作进行总结，不断改进档案管理方法，提高管理水平。

三、档案内容

1.个人基本资料：包括身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、简历、入职登记表、照片等。

2.招聘录用材料：如应聘申请表、面试评价表、录用通知书等。

3.劳动合同及相关协议：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。

4.培训记录：培训申请表、培训结业证书、培训总结等。

5.绩效考核材料：各阶段绩效考核表、绩效面谈记录等。

6.奖惩情况：嘉奖令、处罚决定书等。

7.晋升、调岗材料：晋升审批表、岗位调动通知等。

8.离职材料：离职申请表、离职交接清单、解除劳动合同证明等。

四、档案收集与整理

1.新员工入职后，档案管理人员应及时收集其相关档案材料，确保档案资料的及时性和完整性。

2.各部门应积极配合档案管理部门，在相关工作结束后规定时间内，将涉及员工的档案材料移交给档案管理部门。

3.档案管理人员接收档案材料时，要认真核对，确保材料齐全、准确，并按照规定进行分类、编号、装订成册，建立档案目录。

五、档案保管

1.员工档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等“八防”设施，确保档案安全。

2.档案应按编号顺序存放，便于查找和利用。

3.对电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质中，防止数据丢失。

六、档案借阅

1.单位内部因工作需要借阅员工档案，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、借阅目的、借阅时间等信息，经档案管理部门负责人审批同意后方可借阅。

2.借阅档案应在指定地点查阅，不得带出档案管理场所，如需带出，必须经单位高层领导批准。

3.借阅人应爱护档案，不得涂改、批注、抽取、拆散档案材料，确保档案的完整性。借阅结束后，应及时归还档案，档案管理人员应进行核对，确认无误后归档。

七、档案转递

1.员工因离职、调动等原因需要转递档案时，档案管理部门应按照规定进行转递。

2.转递档案应通过机要交通或专人送取，严禁个人自带档案转递。

3.档案转出前，档案管理人员应认真核对档案材料，确保档案完整无误，并填写《档案转递通知单》，随档案一并转出。同时，要留存档案转递存根，以备查询。

八、档案保密

1.档案管理人员和接触档案的工作人员必须严格遵守档案保密制度，不得泄露档案中的任何信息。

2.未经允许，任何人不得私自查阅、复制、传播员工档案信息。

3.对违反档案保密规定的人员，将视情节轻重给予相应的处罚，触犯法律的，依法追究法律责任。

九、附则

1.本制度由单位档案管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，可适时修订补充。