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2025年会议服务合同样本(2)

一、合同双方基本信息

(1)本合同双方为甲方（以下简称“甲方”）和乙方（以下简称“乙方”）。甲方为举办2025年某国际会议的主办单位，乙方为一家专业会议服务公司，具有丰富的会议策划和执行经验。甲方成立于2000年，是一家集会议、展览、培训、咨询等多元化服务于一体的综合性公司，至今已成功举办了超过500场各类大型活动。乙方成立于2010年，专注于会议服务领域，拥有专业的团队和先进的服务设施，曾为国内外多家知名企业提供会议服务，赢得了良好的口碑。

(2)甲方为本次会议的策划者和组织者，负责会议的主题确定、议程安排、嘉宾邀请、场地租赁等前期准备工作。乙方则负责会议现场的服务工作，包括但不限于场地布置、设备租赁、餐饮服务、安全保障、技术支持等。为确保会议的顺利进行，甲方和乙方在前期进行了充分的沟通和协商，共同制定了详细的会议服务方案。

(3)本次会议预计于2025年6月15日至18日在我国某国际会议中心举办，预计参会人数为2000人。为确保会议的顺利进行，甲方和乙方在合同中明确了各自的权利和义务，包括但不限于：甲方需在会议前一个月向乙方提供详细的会议资料和需求；乙方需在会议前一个月完成场地布置、设备调试等工作；双方需在会议期间保持密切沟通，确保各项服务满足参会者的需求。此外，甲方和乙方还就会议期间的突发事件应对措施进行了详细讨论，确保能够及时有效地处理各类问题。

二、会议服务内容与要求

(1)乙方将为本次会议提供全方位的服务，包括但不限于以下内容：会议场地租赁与布置，确保会议场地满足2000名参会者的需求，提供无障碍设施，保证场地安全舒适；设备租赁与安装，包括音响、投影仪、舞台灯光、网络通讯等，确保会议技术支持到位；餐饮服务，提供符合国际标准的自助餐、茶歇及会议期间餐饮服务，预计餐饮服务次数达30次，服务人数超过5000人次；安全保障，配备专业的安保人员，实施24小时安保巡逻，确保会议期间的安全无虞；技术支持，提供专业的技术团队，确保会议期间所有技术设备的正常运行。

(2)会议服务要求方面，乙方需按照甲方提供的会议日程和议程，提前完成场地布置和设备安装，确保会议当天所有设施设备正常运作。在餐饮服务上，要求提供多样化的菜品选择，满足不同国家和地区的饮食偏好，同时确保食品安全与卫生。在安全保障方面，要求制定详细的应急预案，针对可能出现的突发事件，如自然灾害、医疗紧急情况等，能够迅速响应，保障参会者的生命财产安全。此外，乙方还需提供专业的客户服务，确保参会者能够获得及时、有效的帮助。

(3)乙方在会议服务过程中，需严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保会议服务的质量。例如，在场地布置方面，要求遵循环保、节能的原则，使用可循环利用的材料，减少对环境的影响。在设备租赁方面，要求提供符合国际标准的设备，确保设备的先进性和稳定性。在餐饮服务方面，要求与知名餐饮企业合作，确保食材新鲜、口味地道。在安全保障方面，要求配备专业的安保人员，定期进行安全培训，提高应对突发事件的能力。通过这些措施，乙方旨在为参会者提供一场高效、安全、舒适的会议体验。

三、服务费用及支付方式

(1)本次会议服务费用总计人民币伍佰万元整（￥5,000,000.00），包含但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮服务、安全保障、技术支持等各项费用。此费用根据市场行情和乙方提供的详细报价单确定。甲方应在合同签订后五个工作日内支付总费用的30%作为预付款，剩余70%的款项将在会议前30天支付，以保障乙方的准备工作顺利进行。具体支付方式如下：甲方通过银行转账方式将预付款汇入乙方指定账户，支付凭证需保存以备后续核对。

(2)会议服务费用中，场地租赁费用为人民币壹佰万元整（￥1,000,000.00），包括会议中心使用费、音响灯光设备使用费等。设备租赁费用为人民币贰拾万元整（￥200,000.00），涉及投影仪、音响系统、舞台灯光等设备的租赁。餐饮服务费用为人民币壹佰万元整（￥1,000,000.00），涵盖会议期间的茶歇、自助餐、晚宴等。安全保障费用为人民币拾万元整（￥100,000.00），包括安保人员的薪资、装备等。技术支持费用为人民币拾伍万元整（￥150,000.00），用于支付技术团队的工资和设备维护费用。

(3)若甲方未能按照合同约定支付预付款或尾款，乙方有权暂停或终止会议服务，并要求甲方支付违约金。违约金为未支付款项的5%，且甲方需在收到乙方书面通知后的五个工作日内支付。若甲方因特殊原因无法按期支付，应提前三十日通知乙方，双方协商调整支付计划。在会议服务期间，若因甲方原因导致费用增加，如临时增加餐饮服务项目或升级设备，双方需另行协商确定额外费用及支付方式。乙方将根据实际情况向甲方提供详细的费用结算报告，以确保甲方的权益。