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2025年会议承办合同模板(三)

一、会议基本信息

(1)本次会议定于2025年9月15日至17日在我国首都北京国际会议中心隆重召开，预计参会人数将超过2000人，其中包含国内外知名专家学者、企业代表及政府官员。此次会议以“创新驱动，绿色发展”为主题，旨在探讨未来五年我国在科技创新、产业升级、绿色发展等方面的战略布局和实施路径。会议将围绕人工智能、新能源、大数据、智能制造等热点领域展开深入交流，分享最新的研究成果和实践经验。

(2)会议将设置主论坛和多个分论坛，主论坛邀请到国家领导人出席并发表重要讲话，分论坛将围绕特定主题进行专题研讨。此外，会议还将举办多场高端对话、圆桌会议、专题讲座和展览展示等活动，为参会者提供丰富的交流和学习机会。为确保会议顺利进行，承办方将投入大量资源，包括但不限于会场布置、技术支持、后勤保障、安保服务等。

(3)2025年会议的筹备工作已经启动，承办方将组建一支专业的团队负责会议的策划、组织、实施和后续跟踪。为确保会议的高效运作，承办方已与多家知名企业、科研机构、高校和政府部门建立了良好的合作关系。在前期筹备过程中，承办方已成功举办了多场预热活动，包括线上研讨会、主题征文、科普讲座等，吸引了大量关注和参与。会议筹备期间，承办方将严格遵守国家相关法律法规，确保会议内容健康、积极、向上。

二、承办方责任与义务

(1)承办方作为本次会议的主办单位，承担着会议策划、组织、实施和保障的全部责任。首先，承办方需在会议前三个月内完成会议主题的确定、议程的安排以及参会嘉宾的邀请工作。在此过程中，承办方需确保所有邀请嘉宾的行程安排与会议时间相符，并协调好嘉宾的演讲内容和演讲时间。同时，承办方还需负责制定会议的宣传策略，包括制作宣传资料、发布新闻稿、策划线上推广活动等，以扩大会议的影响力。

(2)会议期间，承办方需确保会议场所的布置、设备调试、安全保卫、餐饮住宿等各项工作顺利进行。具体而言，承办方需与会议中心签订场地租赁合同，并按照会议需求进行场地布置，包括舞台搭建、音响灯光系统调试、投影仪等设备的安装与调试。此外，承办方还需负责安排参会人员的住宿、餐饮、交通等后勤保障工作，确保参会者能够舒适、便捷地参与会议。同时，承办方还需制定应急预案，以应对可能出现的突发事件，如设备故障、人员伤亡等。

(3)会议结束后，承办方需对会议进行总结评估，包括收集参会者的反馈意见、整理会议资料、发布会议纪要等。此外，承办方还需负责会议成果的转化与应用，如将会议论文集、研究报告等资料进行整理出版，推动会议成果的传播与推广。同时，承办方还需对会议期间的财务状况进行审计，确保会议经费的合理使用和透明度。在会议结束后的一段时间内，承办方还需持续关注参会者的需求，提供必要的后续服务，如解答疑问、提供技术支持等，以维护会议的良好形象和口碑。

三、参会方责任与义务

(1)参会方作为本次会议的重要参与者，承担着提高会议质量、促进交流合作的责任和义务。根据会议安排，参会方需在会议前提交参会申请，包括个人或单位的详细信息、参会人员的身份证明等。参会方在收到参会确认后，需按照要求缴纳相应的会务费，并确保参会人员按时抵达会议地点。以2024年某国际论坛为例，参会人数达到2500人，会务费总收入超过500万元，参会方对会议的财务支持至关重要。

(2)会议期间，参会方需积极参与各项议程，包括主论坛、分论坛、专题讲座、圆桌会议等。参会方应提前了解会议议程，做好参会准备，包括携带相关资料、准备提问等。同时，参会方需遵守会议纪律，保持会场秩序，尊重演讲嘉宾和其他参会者。例如，某知名企业代表在一次国际会议上，通过积极提问和参与讨论，成功与其合作伙伴达成了多项合作协议，为公司的业务拓展奠定了基础。

(3)会议结束后，参会方需提交参会反馈意见，包括对会议组织、内容、服务等方面的评价。这些反馈意见将有助于承办方改进会议质量，提升参会体验。此外，参会方还需将会议所学知识、收获和感悟应用于实际工作中，推动所在单位或个人在相关领域的创新发展。据调查，90%的参会者表示，通过参加此类会议，他们获得了新的思路和灵感，对个人和单位的发展产生了积极影响。