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公司档案库房管理制度(4)

四、档案库房的安全管理

四、档案库房的安全管理

(1)档案库房的安全是公司档案管理工作的重要环节，为确保档案资料的安全，必须严格执行国家有关档案安全的法律法规和公司内部安全管理制度。首先，库房应设置在安全区域，远离火源、水源和其他危险源，确保库房内无易燃易爆物品。其次，库房内应配备必要的消防设施，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。

(2)对库房出入进行严格管理，非工作人员未经许可不得进入库房。工作人员进入库房时应佩戴工作证，并做好登记手续。库房钥匙由专人保管，不得随意交接，确保档案资料的安全。同时，库房内应设置监控设备，对库房内外的活动进行实时监控，防止非法侵入和盗窃行为的发生。

(3)档案库房的安全管理还包括对自然灾害的防范。库房应具备防潮、防霉、防鼠、防虫、防尘、防高温、防低温等功能，确保档案资料在适宜的环境下保存。库房内应配备除湿机、空调、温湿度计等设备，对库房内的温湿度进行实时监控和调节。此外，库房应定期进行安全检查，对库房设施、设备、档案资料等进行全面检查，确保无安全隐患。如有发现安全隐患，应立即采取措施进行整改，确保档案库房的安全运行。

五、档案库房的日常维护与保养

五、档案库房的日常维护与保养

(1)档案库房的日常维护与保养是保证档案资料长期保存的关键。根据相关资料显示，档案资料在适宜的温度和湿度条件下保存，其寿命可以延长至百年以上。因此，库房的温湿度控制至关重要。一般来说，库房温度应控制在16-24摄氏度之间，湿度应控制在45%-60%之间。例如，某公司档案库房通过安装温湿度自动控制系统，将库房温度和湿度保持在理想范围内，有效延长了档案资料的使用寿命。

(2)档案库房的清洁卫生也是日常维护的重要内容。库房内应定期进行清扫，保持地面、墙面、设备的清洁。清洁时，应使用适宜的清洁剂，避免对档案资料造成损害。例如，某公司档案库房在清洁过程中，采用中性清洁剂和软毛刷，确保档案资料的清洁与安全。此外，库房内禁止吸烟、饮食，以防止档案资料受到污染。

(3)档案库房的设备维护与保养同样不可忽视。库房内的除湿机、空调、消防设施等设备应定期进行检查、保养，确保其正常运行。例如，某公司档案库房在每年春季和秋季对设备进行一次全面检查，更换老化零件，调整设备运行参数。通过这样的保养措施，该公司档案库房的设备运行稳定，有效保障了档案资料的安全。此外，档案库房的照明设施也应定期检查，确保亮度适中，避免光线对档案资料造成损害。

六、档案库房的检查与评估

六、档案库房的检查与评估

(1)档案库房的检查与评估是确保档案安全与有效管理的重要环节。根据我国档案管理的相关规定，档案库房应每年至少进行一次全面检查。例如，某企业档案库房在2020年进行了年度检查，发现库房内湿度超标，立即启动了除湿设备，并调整了库房通风系统，有效控制了湿度。

(2)在检查过程中，应重点关注库房的安全设施，如消防器材、报警系统等。以某企业为例，检查发现消防器材过期，立即进行了更换，并更新了消防预案，确保在紧急情况下能够迅速应对。此外，对库房内的档案资料进行清点，确保档案的完整性和准确性。

(3)评估档案库房的管理水平，需要从多个维度进行。例如，某企业档案库房在评估中，对库房温度、湿度、清洁度、设备运行状况等方面进行了综合评分。结果显示，库房在温度和湿度控制方面得分较高，但在清洁度和设备运行状况方面仍有提升空间。针对评估结果，企业制定了改进措施，如加强清洁工作、定期检查设备等，以提升档案库房的整体管理水平。