《秘书职能范畴》课件.pptVIP

*****************课程目标11.了解秘书职能学习秘书的定义、职责、素质和工作内容。22.掌握秘书工作技能学习文秘、会务、行政事务等方面的知识和技能。33.提升职业素养学习秘书的职业道德、形象塑造和职业发展规划。44.培养综合能力培养秘书的沟通、协调、组织和管理等综合能力。秘书的概念及职责高效助手秘书是企业领导和管理者的得力助手，为领导处理日常事务，协助完成工作。信息枢纽秘书负责信息的收集、整理和传递，确保领导及时掌握信息，做出决策。沟通桥梁秘书负责与外部机构和人员的沟通协调，建立良好的人际关系，维护企业形象。秘书的专业素质沟通能力秘书需要与各种人沟通，包括上司、同事、客户和供应商。良好的沟通能力有助于秘书有效地传达信息，协调工作，处理问题。组织能力秘书需要组织各种活动，包括会议、培训和接待。优秀的组织能力可以保证活动的顺利进行，提高工作效率。时间管理秘书需要管理上司和部门的时间，安排工作，协调行程。高效的时间管理有助于秘书提高工作效率，避免延误。应变能力秘书需要处理各种突发事件，例如紧急会议、文件丢失等。良好的应变能力可以帮助秘书快速应对问题，化解危机。秘书的工作内容日程安排协调领导行程、安排会议、管理时间文件处理起草、校对、整理文件，处理日常公文电话接听接听、转接电话，传递信息，处理紧急事务接待客人接待来访人员，提供茶水、安排会谈文秘工作职责文件起草根据领导意图，草拟各种文件，确保内容准确、格式规范、语言精炼。文件处理负责文件收发、登记、整理、归档，确保文件及时传递、安全保存。信息收集收集整理相关信息，为领导决策提供参考，协助领导处理日常事务。会议安排负责会议筹备、组织、记录，确保会议顺利进行，并及时传达会议精神。文秘工作流程收文接收文件，登记编号，及时传递相关部门。审核对文件内容进行审查，确保内容完整、准确、合规。处理根据文件内容进行处理，包括批复、转发、存档等。发文根据处理结果，签发文件，并通过相关渠道发送。归档对处理完成的文件进行归档整理，方便查询和管理。办公自动化应用提高工作效率办公自动化可以简化重复性任务，释放人力，提高工作效率，让员工专注于更有价值的工作。加强信息管理办公自动化可以集中管理文件和数据，方便查找和共享，提高信息流通效率，降低信息丢失风险。优化工作流程办公自动化可以建立清晰的工作流程，实现信息传递和审批的自动化，提高工作效率，减少人为错误。提升企业形象办公自动化可以提升工作效率，降低成本，提高客户满意度，从而树立企业良好形象，提高竞争力。会务管理职责会议组织会议组织是秘书重要职责之一。秘书需做好会议筹备、安排、执行、总结等工作。参会人员秘书负责邀请参会人员，确认参会名单，安排参会人员座位，确保会议顺利进行。会议记录秘书负责记录会议内容，整理会议纪要，发送会议纪要，确保会议成果有效传承。会议组织流程1会议筹备确定会议主题、时间、地点，并发出会议通知，邀请相关人员参加。2会议议程制定会议议程，明确讨论内容和议题，确保会议内容的完整性。3会议记录会议过程中，记录重要内容，如讨论要点、决定事项，方便会议纪要的整理。4会议纪要会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要，记录会议成果和后续行动方案。5会议评估会议结束后，进行评估，总结会议成效，分析不足之处，为下次会议改进提供参考。行政事务管理11.日常办公管理日常办公用品的采购、保管和维护，以及办公环境的管理和维护。22.后勤保障公司员工的住宿、餐饮、交通等方面的后勤保障。33.安全管理公司财产、员工安全以及办公环境安全。44.档案管理公司档案的收集、整理、保管和利用。行政管理工作流程1目标设定明确行政管理目标2计划制定制定详细的行政管理计划3组织实施根据计划分配任务4监督检查定期评估计划执行情况5总结改进不断优化行政管理流程行政管理工作流程是一个循环往复的过程，需要根据实际情况不断调整优化。资料管理职责收集整理资料收集整理各种文件、资料，建立分类体系，方便查找和管理。建立档案管理制度制定档案管理制度，规范文件资料的整理、保存和利用，提高工作效率。提供资料查询服务根据需要提供资料查询服务，协助领导和同事了解相关信息，支持决策制定。资料管理工作流程1收集收集各种相关文件、数据和资料。2整理对资料进行分类、编目和整理，方便查找和使用。3存储选择合适的存储方式，保证资料安全和完整。4管理制定资料管理制度，建立资料库，方便检索和