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院办工作人员岗位职责

一、1.日常办公管理

(1)日常办公管理是院办工作人员的重要职责之一，主要负责维护院办日常工作的正常运行。具体工作内容包括但不限于负责制定和执行院办工作计划，协调各部门之间的工作关系，确保各项工作任务按时完成。此外，还需负责处理日常行政事务，如接待来访人员、安排会议、处理电话咨询等，以保证院办对外形象的良好展现。

(2)在日常办公管理中，院办工作人员还需负责文件收发、归档和管理工作。这包括对收到的文件进行分类、登记、分发，确保文件及时送达相关部门和个人；对已处理的文件进行归档，保证文件的安全和便于查阅。同时，还需负责文件的保密工作，确保文件内容不外泄，保障院办工作的顺利进行。

(3)院办工作人员还需负责院办内部行政管理，包括办公用品采购、管理、分发，以及办公环境的维护。在办公用品采购方面，需根据实际需求制定采购计划，确保办公用品的充足供应；在办公用品管理方面，要定期盘点，防止浪费和流失；在办公环境维护方面，要负责保持办公区域整洁、卫生，确保办公环境舒适、宜人。此外，院办工作人员还需协助领导处理突发事件，提供必要的信息支持和协助，确保院办工作的稳定性和高效性。

二、2.文件管理及归档

(1)文件管理及归档工作在院办工作中占据着重要地位。院办工作人员需严格按照规定对各类文件进行分类、整理、归档，确保文件资料的安全、完整和易于检索。具体职责包括制定文件管理制度，对文件的收发、传递、登记、归档等环节进行规范管理，确保文件流转的顺畅。

(2)在文件管理过程中，院办工作人员需对文件进行分类，根据文件性质、密级、紧急程度等因素，对文件进行分门别类的存放。同时，对重要文件实行专柜保管，确保文件不被遗失或损坏。在归档时，要按照档案管理规定，对文件进行编号、登记、整理，并定期对档案进行清理、鉴定、整理，保持档案的整洁与有序。

(3)院办工作人员还需对归档的文件进行数字化处理，建立电子档案系统，实现档案的数字化存储和共享。在数字化过程中，要确保文件信息的准确性、完整性和一致性。此外，还需定期对电子档案进行备份，以防数据丢失。在文件查询、借阅等方面，要严格遵守档案管理制度，为院内外用户提供便捷、高效的档案服务。

三、3.院务协调与沟通

(1)院务协调与沟通是院办工作人员的核心职责之一，旨在确保院内各部门之间以及院与外部机构的顺畅交流与协作。例如，在过去的一年中，院办共协调组织了20场大型会议，涉及院内外参会人员达500余人次。在一次跨部门的项目合作中，院办成功协调了5个部门的资源，使项目提前一个月完成，节省了约10%的预算成本。

(2)在沟通方面，院办工作人员通过与各部门的密切联系，及时了解各单位的实际需求和困难，并积极寻求解决方案。例如，在疫情期间，院办通过建立快速响应机制，迅速协调了防护物资的采购和分配，保障了全院师生的健康安全。此外，院办还定期组织座谈会、交流会等活动，促进院内外的信息共享和经验交流，有效提升了学院的知名度和影响力。

(3)院务协调工作不仅涉及内部沟通，还包括与政府、企业、高校等外部机构的合作与交流。以某次国际学术交流活动为例，院办在前期筹备阶段就与多家国外高校进行了多次沟通，最终成功邀请了10余位国际知名学者参会，提升了学院在国际学术界的地位。此外，院办还负责处理各类对外联系事宜，如接待来访嘉宾、组织学术访问、开展合作项目等，为学院的发展提供了有力支持。在过去的五年中，院办成功推动了20余项国际合作项目，为学院带来了显著的社会效益和经济效益。