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费用报销单填写要求和规范

一、费用报销单基本信息填写要求

(1)费用报销单的填写应严格按照规定的格式进行，首先在封面部分需填写报销人姓名、部门、日期等信息。姓名应使用正式姓名，不得使用昵称或别名；部门填写应精确到具体部门，如“财务部-应收账款组”。日期应填写实际报销日期，不得使用预估或假设日期。例如，某员工李明于2021年12月1日提交了2021年11月的费用报销单，那么日期栏应填写“2021年12月1日”。

(2)在费用报销单的个人信息部分，需填写报销人的身份证号码、银行账户信息等。身份证号码需填写完整18位数字，不得有误；银行账户信息应包括开户行名称、账号、户名等，确保与实际银行账户信息一致。如遇特殊情况，例如账户信息变更，应在备注栏说明变更原因及新账户信息。例如，员工张三的身份证号码为123456789012345678，其银行账户为建设银行，账号为123456789012345，如账户信息有变，应在备注栏注明：“因账户迁移，原银行账户已停用，现更换为建设银行，账号为123456789012345。”

(3)费用报销单的报销金额需填写准确，应与实际发生的费用相符。金额以人民币为单位，保留两位小数。若报销金额涉及多个费用项目，应分别列出，并在下方合计总金额。例如，某员工王五报销了差旅费、餐费、住宿费等多个项目，具体费用如下：差旅费3000元，餐费800元，住宿费2000元，合计8000元。在填写时，应将每个费用项目的金额填写在相应的栏位，并在下方合计栏填写总金额8000元。如报销金额存在误差，应及时与财务部门沟通，进行更正。

二、费用报销单详细费用填写规范

(1)费用报销单的详细费用填写应具体明确，包括费用的性质、金额、用途及时间。费用的性质应分为差旅费、通讯费、交通费、住宿费、餐费、办公费等类别，每项费用需单独列出。例如，差旅费部分应包括出发地、目的地、出行方式、行程日期等信息，如“2023年3月10日至3月15日，出差至上海，乘坐飞机，住宿每晚300元”。金额填写时，需确保精确到分，例如差旅费总额为3000.50元。此外，每项费用需注明具体用途，如“差旅费用于会议期间住宿及差旅补贴”。

(2)对于差旅费、住宿费等可报销费用，报销单上应提供相关凭证，如机票、酒店住宿单、火车票等。这些凭证需粘贴在报销单背面，并确保清晰可辨。如遇特殊情况，如无法提供原始凭证，需在报销单上说明原因，并提供替代证明材料。例如，员工因行程临时变更，未能获得原始火车票，可提供航空公司提供的行程证明作为替代。此外，所有费用报销单应附有详细的费用明细表，列明每项费用的具体金额、时间、用途等。

(3)在填写费用报销单时，应严格遵守国家相关财务制度和公司内部报销规定。对于超出规定范围的费用，如私人娱乐消费、购买奢侈品等，不予报销。例如，员工甲在报销单中填写了购买高档化妆品的费用，由于该费用不属于公司规定报销范围，财务部门将不予通过报销。同时，对于同一笔费用，不得重复报销。例如，员工乙因同一笔差旅费用同时向不同部门提交报销申请，财务部门将核实情况后，仅认可一次报销。在填写费用报销单时，还需注意费用的报销时效，逾期提交的费用将不予报销。

三、费用报销单附件要求与说明

(1)费用报销单的附件要求严格，所有报销费用需提供相应的原始凭证作为附件。原始凭证包括但不限于发票、收据、银行对账单、交通票据、住宿证明等。发票需为正规发票，且发票抬头应与报销人姓名一致。例如，若报销人为张三，发票抬头也应为张三。收据应注明收款单位、收款人、收款金额等信息，并加盖收款单位公章。银行对账单需为最近一次的银行流水，以证明费用已实际支付。

(2)附件需粘贴在报销单背面，并确保粘贴牢固，不得折叠或损坏。若附件较多，可使用透明胶带或订书机固定，但不得覆盖报销单上的任何信息。对于无法粘贴的附件，如较大的发票，可将其折叠成合适大小后粘贴。同时，所有附件应按照费用类别进行分类，并在报销单上注明附件分类，以便财务人员快速查找和核对。

(3)对于无法提供原始凭证的特殊情况，如遗失、损坏等，报销人需在报销单上详细说明情况，并提供替代证明材料。替代证明材料需具有同等法律效力，如单位内部出具的证明、第三方出具的证明等。在填写报销单时，应将替代证明材料的内容完整抄录在报销单上，并注明“替代证明”字样。此外，所有附件的填写内容应与实际发生的费用相符，不得虚构或篡改，否则将承担相应的法律责任。如遇附件信息与报销单不符，财务部门有权拒绝报销。