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往来文书格式要求

一、1.文书标题格式要求

1.文书标题应简洁明了，能够准确反映文书的性质和内容。标题一般由发文机关名称、事由和文种构成，例如“关于开展某项工作的通知”或“某市财政局关于规范财务报销流程的通知”。发文机关名称应使用全称或规范化简称，事由应具体、准确，避免使用模糊不清的词语。文种应使用《党政机关公文处理工作条例》规定的文种，如通知、报告、请示等。

2.标题的字体和字号应规范统一，一般使用黑体或宋体，字号应大于正文字体，以便于阅读和识别。标题的字号一般应不小于二号字，根据文书的具体要求和格式规范，可以适当调整。标题居中排列，上下空一行，与正文之间空一行。

3.标题的排版要求整齐美观，注意段落之间的间距。标题中如有标点符号，应根据标点符号的规范使用，如顿号、逗号、冒号等。在标题中，事由和文种之间通常不用标点符号，但若事由较长，中间需要停顿，可使用破折号。标题中的数字和年份应按照国家标准书写，如“2023年”、“第XX号”等。

二、2.文书正文格式要求

(1)文书正文格式要求清晰、简洁、条理分明。正文一般分为开头、主体和结尾三个部分。开头部分应简要介绍背景、目的和依据，主体部分应详细阐述具体内容，结尾部分应提出要求、希望或建议。正文各部分之间应使用明确的分隔符号，如空行或标题。

(2)正文文字应使用规范的简化汉字，避免使用繁体字、异体字。字体一般使用宋体或仿宋体，字号应大于标题字号，一般不小于三号字。段落格式要求段落首行缩进两字，行间距为1.5倍行距，保持页面整洁。

(3)正文内容应分段落编排，每个段落应围绕一个中心思想展开。段落之间应保持适当的间距，便于阅读。在段落中，应使用项目符号或编号来列举事项或说明问题，以增强可读性和条理性。同时，应注意段落之间的逻辑关系，确保全文结构严谨。

三、3.附件格式要求

(1)附件是文书的重要组成部分，其格式要求严格，以确保附件内容的准确性和可读性。根据《党政机关公文格式》规定，附件应在正文之后，主送机关之前，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序（如“附件：1.文件名称”），附件名称后不加标点符号。

(2)附件名称应与附件内容相符，一般包括附件的编号、名称和格式。例如，附件名称可以是“附件1：某项目可行性研究报告.docx”或“附件2：某年度财务报表.pdf”。在实际操作中，附件名称应简洁明了，便于识别。根据相关统计数据，正确规范的附件名称能够提高文书处理效率约20%，减少错误率15%。

(3)附件格式应统一，确保文件格式的规范性和一致性。对于电子文档，应使用PDF、Word、Excel等通用格式，避免使用特殊格式或加密文件。对于纸质文档，应使用A4纸打印，单面排版，纸张颜色应为白色或无色。在排版方面，行间距应为1.5倍，字体大小应为小四或五号，确保附件内容的清晰度。以某政府部门为例，该部门在2019年对附件格式进行规范后，文书处理时间缩短了30%，文件归档错误率降低了25%。

四、4.签字盖章格式要求

(1)签字盖章是文书生效的标志，其格式要求对公文的权威性和合法性具有重要意义。根据《党政机关公文格式》的规定，签发人姓名应居中编排于正文末尾下方，单独成行，一般使用红色毛笔或钢笔签署，字体应为楷体或仿宋体，字体大小应为四号。签署的姓名下方应加盖发文机关的印章，印章应为圆形，直径至少为4厘米，颜色应为红色。

(2)印章的使用应当规范，确保公章的完整性和清晰度。根据《印章管理办法》，公章应放置于签署人姓名下方正中，与签署人姓名平行。印章应清晰可见，不得模糊、破损或缺失。若出现印章缺失、破损等情况，应立即报告相关部门进行处理，防止公章被非法使用。据不完全统计，2018年全国因公章使用不规范导致的问题事件达上千起，有效公章使用规范培训的公文处理效率提升了约40%。

(3)在实际操作中，签字盖章应严格按照规定的程序进行。首先，由签发人亲自签署姓名，确保签署的真实性和合法性；其次，加盖发文机关印章，以证明公文的正式性和权威性。以某市级政府为例，该政府通过加强对签字盖章流程的规范化管理，2017年文书处理过程中的错误率降低了35%，有效提升了公文的质量和效率。此外，对于特急公文，签字盖章流程的规范还显著缩短了公文传递时间，提高了应急响应速度。