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发函格式模板

一、发函格式概述

发函作为一种正式的书面沟通方式，在企事业单位、政府部门以及社会各界中广泛应用。它不仅能够有效传递信息，还能够维护组织形象，强化沟通效果。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，发函属于公文的一种，其格式要求严格，内容规范。在撰写发函时，我们需要了解其基本格式和规范，以确保发函的正式性和有效性。据统计，我国每年通过邮政系统发送的发函数量高达数十亿封，其中企业间商务沟通、政府部门间的政策传达以及社会各界的信息交流占据了很大比例。

发函格式概述主要包括以下几个方面：首先是发函的标题，它应当简洁明了地反映函件的主要内容，如“关于XXXX事项的函”、“关于XXXX项目的建议函”等。其次是发函的抬头，即收函单位的名称，应准确无误，通常位于函件正文的上方居中位置。第三是发函的正文，这是函件的核心部分，应当条理清晰、重点突出，通常包括背景介绍、事由陈述、具体要求、结语等。最后是发函的落款，包括发函单位的名称和日期，通常位于函件正文的下方右侧。

在实际应用中，发函的格式和内容应符合以下要求：首先，发函的格式应当规范，包括纸张大小、字体字号、行间距等，以确保函件的美观和易读性。例如，根据《党政机关公文格式》的规定，发函应使用A4纸，字体重用仿宋体，字号为三号，行间距为28磅。其次，发函的内容应当准确、简洁，避免使用模糊不清或容易引起误解的词语。例如，在描述具体事项时，应尽量使用具体的数据和事实，以提高函件的权威性和可信度。此外，发函的语气应保持礼貌和尊重，避免使用命令式或侮辱性语言。

以某企业向政府部门申请项目资金为例，其发函格式如下：

关于申请XXXX项目资金的函

尊敬的XX政府部门：

我单位（企业名称）根据《关于支持XXXX产业发展的指导意见》的相关要求，拟开展XXXX项目。为确保项目的顺利实施，现向贵部门申请XXXX万元项目资金。

（以下为项目背景、事由陈述、具体要求等内容）

敬请贵部门予以审批，并给予必要的支持与指导。

此致

敬礼！

（单位名称）

XXXX年XX月XX日

通过以上案例可以看出，发函格式规范、内容详实、语气礼貌是确保函件有效传递的关键。在实际操作中，我们还需注意发函的发送方式、回复期限等细节，以确保沟通的顺利进行。

二、发函格式基本要素

(1)发函的基本要素包括函件标题、收函单位名称、发函单位名称、发函日期、发函事由、正文内容、结语和落款。其中，函件标题应简洁明了，直接反映函件的主要内容；收函单位名称需准确无误，位于函件正上方居中；发函单位名称则置于落款位置，表明发函单位身份；发函日期标注具体时间，确保函件时效性。

(2)正文内容是发函的核心部分，应条理清晰、重点突出。具体包括背景介绍、事由陈述、具体要求、结语等。背景介绍部分简要说明函件产生的背景；事由陈述部分详细阐述函件所涉及的事项；具体要求部分提出明确、可行的要求；结语部分对收函单位表示期望和感谢。在撰写正文时，应注意用词准确、简练，避免歧义。

(3)结语部分通常包括对收函单位的期望和感谢。期望部分可表达对收函单位审批、回复的期待；感谢部分则对收函单位在函件处理过程中所给予的支持表示感谢。此外，结语部分的语气应礼貌、得体，符合正式书面沟通的要求。落款处应写明发函单位名称和日期，以证明函件的正式性和权威性。

三、发函格式结构

(1)发函格式结构主要包括以下几个部分：信头、信函正文、结尾和附件。信头通常位于信件的顶部，包括发函单位的标志、地址、联系方式等信息，占信纸的1/3空间。信函正文是发函的核心内容，分为称呼、正文主体、结束语和签名。在称呼部分，应准确无误地写明收函单位的名称或负责人姓名。正文主体根据具体内容进行分段，每段开头缩进两个字符。结束语一般使用“特此函告”、“敬请回复”等礼貌用语。签名部分由发函单位负责人签字，并加盖公章，确保函件的正式性和权威性。

以某公司向供应商发函为例，信函正文结构如下：

尊敬的[供应商名称]：

我司因XXXX项目需求，计划采购[产品名称]，特此函询贵司关于该产品的报价及合作事宜。

[正文主体]

1.请贵司在[日期]前提供[产品名称]的详细报价单，包括产品规格、单价、总价等。

2.请告知贵司的供货周期、售后服务及付款方式。

3.如有合作意向，请贵司于[日期]前与我司联系，以便进一步沟通。

敬请回复，谢谢！

（结束语）

[公司名称]

[日期]

（签名）

（公章）

（2）结尾部分是对函件的总结和感谢。在结尾部分，通常会对收函单位在函件处理过程中的支持表示感谢，并表达对回复的期待。结尾部分的撰写应简洁、礼貌，避免过于复杂或冗长的表述。例如，可以使用“特此函达，敬请回复”、“感谢贵司的配合与支持，期待您的回复”等表达方式。

以某政府部门向下属单位发送通知函为例，结尾部分如下：

特