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干部人事档案管理工作八项制度(三)

三、档案信息维护与更新制度

三、档案信息维护与更新制度

(1)干部人事档案信息维护工作应遵循真实性、准确性、完整性和及时性的原则。档案管理人员应定期对档案信息进行审核，确保信息的准确无误。对于因工作变动、个人情况变化等原因导致档案信息发生变更的，应及时更新档案内容。

(2)档案信息的更新应通过正式渠道进行，任何单位和个人不得擅自更改档案信息。更新档案信息时，需提供相关证明材料，由档案管理人员审核无误后进行修改。对于涉及重要信息变更的，如职务变动、学历变更等，需经单位领导批准后方可进行。

(3)档案信息维护工作应建立健全的档案信息更新机制，确保档案信息的及时更新。档案管理人员应定期对档案进行清理，对过时、无效的信息进行剔除，对新增的信息进行归档。同时，应加强对档案信息维护工作的监督，确保档案信息的真实性和完整性。

四、档案保密与安全管理制度

四、档案保密与安全管理制度

(1)档案保密工作至关重要，为确保档案信息安全，各级档案管理部门应严格执行国家有关保密法律法规，建立健全档案保密制度。根据我国《保密法》规定，涉及国家秘密的档案，其保密期限为10年至20年，涉及商业秘密的档案保密期限为5年至10年。例如，某企业因泄露商业秘密导致经济损失高达数百万元，该案例充分说明了档案保密的重要性。

(2)档案保密工作应从以下几个方面入手：一是加强档案管理人员保密意识教育，提高其保密技能；二是严格档案出入库管理，实行登记制度，确保档案在库房内安全；三是定期对档案库房进行安全检查，确保消防、防盗、防潮、防虫等设施设备完善；四是采用加密技术对电子档案进行保护，防止信息泄露。据统计，我国某省档案管理部门在近三年内共发现并整改安全隐患50余处，有效保障了档案安全。

(3)档案保密工作还应加强对外合作与交流中的保密管理。在与其他单位或个人进行档案信息交流时，应签订保密协议，明确双方保密责任。同时，对涉及国家秘密、商业秘密的档案，应采取脱密处理措施，确保档案信息在交流过程中不被泄露。例如，我国某科研机构在对外合作中，成功运用脱密技术保护了国家核心技术，避免了技术泄露风险。此外，档案管理部门应定期对保密工作进行自查自纠，确保档案保密制度得到有效执行。

五、档案查阅与利用制度

五、档案查阅与利用制度

(1)档案查阅与利用是档案工作的重要环节，为确保档案资源得到合理、有效的利用，档案管理部门应制定严格的查阅与利用制度。根据我国《档案法》规定，公民、法人和其他组织有权查阅和利用档案。据统计，我国某城市档案馆每年接待查阅档案的人数超过10万次，查阅档案数量达到30万份。

(2)档案查阅与利用制度应明确查阅范围、申请程序和审批权限。查阅者需提供有效身份证明，填写查阅申请表，经档案管理部门审核批准后方可查阅。例如，某市民因办理房产过户手续，需查阅个人房产档案，经审核后顺利获取了所需档案。

(3)档案管理部门应建立健全档案查阅登记制度，详细记录查阅者的个人信息、查阅目的、查阅时间等信息。同时，对查阅过程中发现的档案损坏、丢失等问题，应及时采取措施予以修复或补办。据某省档案馆统计，自实施查阅登记制度以来，档案损坏率下降了30%，有效保障了档案的完整性和安全性。

六、档案信息化建设与管理制度

六、档案信息化建设与管理制度

(1)随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设已成为档案管理工作的必然趋势。为了提高档案管理效率，确保档案信息的安全性和可靠性，我国档案管理部门积极推进档案信息化建设。目前，全国已有超过80%的档案馆实现了档案数字化，其中，某省档案馆的数字化率更是达到了95%。档案信息化建设不仅提高了档案的检索速度，还实现了档案资源的共享和远程利用。

(2)档案信息化建设与管理制度应包括以下几个方面：一是制定档案信息化发展规划，明确信息化建设的目标、任务和实施步骤；二是建立健全档案信息化标准体系，确保档案信息资源的标准化、规范化；三是加强档案信息系统的安全防护，防止档案信息被非法访问、篡改或泄露。例如，某市档案馆在信息化建设过程中，投入了大量资金用于购置安全设备和软件，有效保障了档案信息安全。

(3)档案信息化建设与管理制度的实施，需要档案管理人员具备相应的信息化技能。因此，档案管理部门应加强对档案管理人员的培训，提高其信息化素养。同时，鼓励档案管理人员积极参与信息化项目的研究和开发，推动档案信息化技术的创新。在实际工作中，某省档案馆通过举办多次信息化培训班，使档案管理人员的计算机应用能力得到了显著提升，为档案信息化建设提供了有力的人才保障。