办公室文件管理归档制度及规定.docVIP

办公室文件管理归档制度及规定

TOC\o1-2\h\u28349第一章文件分类与编号 1

196441.1文件分类标准 1

244691.2文件编号规则 2

174681.3文件分类与编号的实施 2

5028第二章文件收集与整理 2

282902.1文件收集流程 2

325372.2文件整理方法 2

134222.3文件收集与整理的责任分工 2

16152第三章文件归档流程 3

162013.1归档时间安排 3

157633.2归档操作步骤 3

265753.3归档文件的审核 3

21694第四章文件存储与保管 3

312904.1存储设施要求 3

305544.2保管环境条件 3

245634.3文件存储与保管的安全措施 4

19501第五章文件检索与利用 4

9265.1文件检索系统 4

241595.2文件利用流程 4

108955.3文件检索与利用的权限管理 4

20885第六章文件销毁与清理 4

58756.1文件销毁标准 4

163786.2文件清理流程 5

82386.3文件销毁与清理的监督 5

22948第七章文件管理的信息化 5

69757.1信息化系统的应用 5

225067.2电子文件的管理 5

315267.3信息安全与保密 5

11434第八章附则 6

45168.1制度的解释与修订 6

216558.2制度的执行与监督 6

232438.3相关表格与记录清单 6

第一章文件分类与编号

1.1文件分类标准

文件分类旨在提高管理效率和检索便利性。根据文件的内容和用途，将其分为行政管理类、业务项目类、财务会计类、人力资源类等。行政管理类文件包括公司规章制度、会议纪要等；业务项目类文件涵盖项目策划书、合同协议等；财务会计类文件有财务报表、报销凭证等；人力资源类文件包含员工档案、招聘资料等。通过明确的分类标准，使文件管理更加规范化和系统化。

1.2文件编号规则

为保证文件的唯一性和可识别性，制定了详细的文件编号规则。编号由部门代码、文件类型代码、年份和流水号组成。例如，行政部门的一份会议纪要，编号可为“XZHYJY20001”，其中“XZ”代表行政部门，“HYJY”表示会议纪要，“20”为年份，“001”为流水号。这样的编号规则简洁明了，便于文件的归档、查询和管理。

1.3文件分类与编号的实施

文件分类与编号的实施需要各部门的协作配合。在文件产生时，由相关人员按照分类标准进行初步分类，并根据编号规则进行编号。随后，将文件信息录入文件管理系统，保证信息的准确性和完整性。定期对文件分类与编号工作进行检查和审核，发觉问题及时纠正，以保证文件管理工作的顺利进行。

第二章文件收集与整理

2.1文件收集流程

文件收集是文件管理的重要环节。各部门指定专人负责本部门文件的收集工作，按照规定的时间周期将文件汇总。收集人员对文件的完整性和准确性进行初步检查，保证文件无缺失和错误。填写文件收集清单，注明文件的名称、编号、来源、日期等信息。将文件和收集清单一并提交给文件管理部门。

2.2文件整理方法

文件管理部门收到收集的文件后，进行统一整理。按照文件分类标准，对文件进行再次分类和筛选，去除重复和无用的文件。对于需要装订的文件，采用合适的装订方式，如订书钉、文件夹等，并在文件首页附上目录，注明文件的页码和内容概要。整理后的文件按照编号顺序进行排列，以便于后续的归档和检索。

2.3文件收集与整理的责任分工

明确文件收集与整理的责任分工，保证工作的顺利进行。各部门负责本部门文件的收集和初步整理工作，保证文件的及时提交。文件管理部门负责对收集的文件进行全面整理、审核和归档，同时对各部门的文件管理工作进行指导和监督。通过明确的责任分工，提高文件管理的效率和质量。

第三章文件归档流程

3.1归档时间安排

根据文件的性质和重要程度，确定不同的归档时间。对于重要的文件，如合同协议、财务报表等，在文件生效后及时归档。一般文件则在每年的固定时间进行集中归档，如年底或季度末。归档时间的合理安排，有助于保证文件的及时整理和存储，避免文件的积压和丢失。

3.2归档操作步骤

归档操作包括文件的装订、编号核对、目录编制和入库等步骤。对整理好的文件进行装订，保证文件的整齐和牢固。核对文件的编号和分类，保证与文件管理系统中的信息一致。接着，编制归档文件目录，详细记录文件的名称、编号、日期、页数等信息。将文件按照分类和编号顺序存入档案库中，保证文件的安全和有序存放。

3.3归档文件的