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物资采购控制暂行办法

第一章总则

第一条目的

为加强物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，特制定本暂行办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部所有物资的采购活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备及配件等。

第三条采购原则

1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。

2.效益性原则：以降低采购成本、提高经济效益为目标，合理选择采购方式和供应商。

3.质量优先原则：在保证质量的前提下进行采购，确保所采购物资符合使用要求。

4.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对所有供应商一视同仁，杜绝不正当竞争。

第二章采购组织与职责

第四条采购部门职责

1.负责制定采购计划，组织实施物资采购活动。

2.负责供应商的开发、筛选、评估与管理。

3.负责采购合同的签订、执行与跟踪，协调处理采购过程中的问题。

4.负责建立采购档案，对采购信息进行整理、归档与分析。

第五条使用部门职责

1.负责提出物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量及使用时间等要求。

2.协助采购部门对采购物资进行验收，确保物资符合使用要求。

3.反馈物资使用过程中的质量问题，配合采购部门进行处理。

第六条财务部门职责

1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排与使用。

2.参与采购合同的审核，对付款方式、结算条款等进行审查。

3.负责采购款项的支付与核算，监督采购资金的流向。

第七条审计部门职责

1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性。

2.审查采购合同及相关文件，防范采购风险。

3.对采购成本进行审计分析，提出降低成本的建议。

第三章采购计划管理

第八条需求计划编制

1.使用部门应根据实际工作需要，结合库存情况，于每月[具体日期]前编制下月物资需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。

2.需求计划应详细注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。

第九条采购计划编制

1.采购部门收到各使用部门的需求计划后，进行汇总、分析与审核。结合市场供应情况、库存水平及采购周期等因素，编制月度采购计划。

2.采购计划需明确采购物资的名称、规格、数量、采购预算、采购方式、预计到货时间等内容，报公司分管领导审批。

第十条采购计划调整

1.因特殊情况需调整采购计划的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因及调整内容，经部门负责人和公司分管领导批准后，交采购部门进行调整。

2.采购部门应根据调整申请及时修改采购计划，并重新安排采购活动。

第四章供应商管理

第十一条供应商开发

1.采购部门应通过多种渠道开发供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集供应商的基本信息，如企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。

2.对初步筛选的供应商进行实地考察或要求其提供样品，评估其是否具备供货能力和合作潜力。

第十二条供应商评估

1.采购部门组织使用部门、质量部门等相关人员，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面。

2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀、合格、不合格三类。对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对合格供应商进行持续观察与改进；对不合格供应商予以淘汰。

第十三条供应商档案管理

1.采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估资料、采购合同、往来信函等相关文件。

2.供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。

第五章采购方式

第十四条招标采购

1.对于金额较大、技术复杂或对公司生产经营有重要影响的物资采购，应采用招标采购方式。

2.招标采购应按照国家相关法律法规和公司招标管理规定组织实施，成立招标小组，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。经过开标、评标、定标等程序，确定中标供应商。

第十五条竞争性谈判采购

1.当物资采购时间紧迫、技术规格或要求难以明确，或招标后没有供应商投标等情况下，可采用竞争性谈判采购方式。

2.采购部门邀请不少于三家供应商进行谈判，就物资的质量、价格、交货期等条款进行协商，通过多轮谈判，选择最优供应商。

第十六条询价采购

1.对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购，可采用询价采购方式。

2.采购部门向不少于三家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门对报价进行比较分析，选择报价合理、质量可靠的供应商进行采购。

第十七条单一来源采购

1.当物资只能从唯一供应商处采购，或发生不可预见的紧急情况，或为保证原有采购项目一致性等特殊情况下，可采用单一来源采购方式。

2.采用单一来源采购方式，必须经公司分管领导批准，并在采购文件中详细说明理由。

第六章采购合同管理

第十八条合同