采购管理制度及流程操作.doc

采购管理制度及流程操作

目的

为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强各部门间的配合，特制定本制度。

适用范围

本公司所有采购的物料及其它消耗品

基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

工作程序

采购基本事项

1、日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现购的原则，由行政人员负责采购。

2、非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）在采购时候应进行比价，与供应商洽，控制成本。

3、采购前需要申请人填写采购申请单，经分管领导签署意见报总经理审批后（注：5000以上的金额采购需要董事长审批）再填写款项支付申请单申领资金进行采购；提交固定资产请购单前，采购金额在五万元以下采购人应提供至少三家新采购物品的供应商报价和联系资料，进行比价，择优购买；采购金额达到五万元以上则进行招标。

4、采购应索要发票，金额小的没有发票应该索要收据，网络采购应保留聊天记录和付款证明。

、采购申请

1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品采购申请单或固定资产请购单”。

2、紧急采购时，由采购部门在申请单上注明“紧急采购”字样，以便于及时处理。

3、若撤销采购，应立即通知综合部采购人员，以免造成不必要的损失。

、采购流程

采购人制定采购计划，收集需采购物品的信息。

对需采购的物品进行询价、议价，获取准确的价格信息，采购金额在五万元以下时，采购人应提供至少三家的物品信息，填写比价单进行对比，择优选择；采购金额大于五万元时，对外进行招标。

采购部决定购买时，填写“采购申请单或固定资产请购单”。

申请单或请购单填写完成后按照流程进行审核，分别经请购人、请购部门主管、综合部主管、财务主管、审核签字后，报总经理（5000元以上报总裁）进行审批。

审批通过后，采购人填写款项支付申请单，经过各分管领导审核同意后领取资金进行采购。

采购人对物品进行验收，确认采购的物品合乎规范，采购的固定资产，需登记在案。

采购完成后，填写报销单，经各分管领导审核签字后准许报销，最后将报销单上交财务。

8、采购完成后，采购人要做好产品的售后维修工作。

五、采购经办人职责

建立供应商资料与价格记录。

做好采内参市场行情的经常性调查。

询价、比价、议价及订购作业。

所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

做好平时的采购记录及对账工作。

六、采购经办人行为规范

1、采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定

“采购申请单或固定资产请购单”。

2、采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若

因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关

处理。

七、附则

各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒

绝付款。

八、采购流程图（五万元以下）

（见下页）

公司采购流程图

选择至少三家供货商进行询价、议价

选择至少三家供货商进行询价、议价

收集采购信息制定采购计划填写比价单，进行对比，择优选取

收集采购信息制定采购计划

填写比价单，进行对比，择优选取

各分管领导审核同意报总经理审批填写物品申请单或固定资产请购单比价表经各分管领导审核同意报总经理审批

各分管领导审核同意报总经理审批

填写物品申请单或固定资产请购单

比价表经各分管领导审核同意报总经理审批

填写款项支付申请单领取资金各分管领导审核同意报总经理审批

填写款项支付申请单

领取资金

各分管领导审核同意报总经理审批

各分管领导审核同意报总经理审批填写报账核销单证进行验收并对固定资产进行登记安排采购

各分管领导审核同意报总经理审批

填写报账

核销单证

进行验收并对固定资产进行登记

安排采购

综合部做好产品售后维修工作

综合部做好产品售后维修工作

报销单上交财务

报销单上交财务