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山西公司HYPERLINK档案管理办法

第一章总则

第一条目的。加强档案管理，及时收集、整理、归档文件资料，建立齐全完整的档案管理体系，为公司各项管理工作服务。

第二条适用范围。本办法适用于公司各部门。

第二章职能

第三条公司办公室是公司档案工作主管部门，职责是：

（一）负责公司各部门档案工作的业务指导、监督、检查与考核。

（二）贯彻实施《档案法》及上级有关规定，制定档案工作规划和年度档案工作计划。

（三）确定公司档案材料的归档范围，考核公司各部门档案收集、整理、立卷、分类等工作，提出奖惩意见。

（四）对损坏、丢失、出卖、泄露档案的人员提出处理意见。

第四条公司和工程管理部分别设立档案室，指定专人负责档案工作。根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门指定专人负责收集、整理等工作，并定期向档案室移交保管，其职责是：

（一）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

（二）按照上级单位要求制定本单位的档案管理办法，建立、健全档案制度。

（三）编制档案工作发展规划与年度工作计划，上报年度档案统计报表。

（四）开展档案的提供利用工作，认真作好保密工作，杜绝丢失、泄密事件发生。

第三章分工与要求

第五条档案管理工作实行统一领导、分级管理。

第六条公司办公室负责公司文书、科技、会计、人事档案的统一管理。

（一）文书档案

公司在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料。包括命令、指示、决定、请示、批复、通知、信函、简报、会议记录、纪要、大事记、计划总结、名册、报表、出版物原稿、外出带回的文字材料等。

（二）科技档案

收集、保管建设项目前期文件：包括从各项目立项建议书至项目核准批复，全部具有保存利用价值的文件、材料。

（三）会计档案

会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。

（四）人事档案

人事管理、劳动管理、工资管理、教育培训等。

第七条工程管理部档案室负责科技档案管理，包括内容：

在生产技术、基本建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料等，包括初步设计，设计变更，施工图、会议纪要、来往函件、竣工文件等。

第八条收集与归档

（一）按照《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》DA/T22-2000进行整理。归档的文件、材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则进行归档。

（二）铁路、港口等专业的科技档案其文件材料按行业要求进行分类；统一全宗内的档案材料。

（三）项目经办人应将项目前期文件原件办理完成后及时移交档案室。除前期文件外，每年3月前各部门将文件材料移交到档案室。

（四）归档文件采用双套制，即在纸质文件归档的同时须将相应电子版一并归档，电子文件只刻录永久和30年保存的文件。

第九条移交、接收和保管

（一）移交、接收和保管档案应按有关规定认真检查，合格后移交档案室，进行集中保管。

（二）档案移交档案室时要办理移交手续。填写《移交登记表》。登记表一式两份，档案部门和移交部门各保存一份。

（三）保管档案的环境要符合要求，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，并保证档案的安全性。以保护为宗旨，以利用为目的，定期对档案进行统计、修复、核对。

第四章档案借阅、利用工作

第十条凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅

第十一条案卷一般仅供在档案室阅看，需要外借的文件、资料经办公室主任批准可外借，须办理登记手续。

第十二条借阅期限不得超过七天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第十三条借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第十四条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第十五条公司内档案利用的方式有：

（一）提供档案原件；

（二）提供档案复印件；

（三）提供文献索引资料。

第十六条依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。

第十七条政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第五章附则

第十八条本办法由公司办公室负责解释。

第十九条本办法自颁布之日起实施。

归档文件整理工作操作说明

整理原则：收集本部门形成的应归档保存的文件材料。在整理工作中须遵循文件的形成规律，保持文