Office办公软件应用：邮件合并的应用PPT教学课件.pptx

邮件合并的应用第四章

YCF4.1制作邀请函4.2制作信封目录CATALOG

01了解邮件合并的概念。02掌握数据库的创建方法。03掌握数据库的导入方法。学习目标

学习重点重点:（1）利用邮件合并功能制作信封。（2）创建数据库。（3）导入数据库。

4.1制作邀请函

案例导入邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发出的函件。本例将利用Word的邮件合并功能，制作一封商务礼仪活动邀请函，主体内容由标题、称谓、正文、落款组成。最终效果如图所示。案例分析邀请函的内容简洁明了，除称谓以外的内容全部一致，利用Word的邮件合并功能可以大大节省工作量。

案例实现步骤1.整理客户资料3.合并邮件2.制作邀请函主体4.合并到打印机教学视频

案例实现1.整理客户资料（1）新建一个文本文档，将其命名为“客户名单”，如图所示。

1.整理客户资料（2）将被邀请者的姓名、性别按行输入文本文档，如图所示。

案例实现2.制作邀请函主体（1）启动Word2010，单击“文件”按钮，选择“新建”命令，在打开的界面中选择“空白文档”，然后单击“创建”按钮，新建一个空白文档，如图所示。

2.制作邀请函主体（2）在新建空白文档中输入邀请函的内容，如图左所示。（3）选择标题文本“邀请函”，设置其字体为“方正大标宋简体”，字号为“24”，然后单击“开始”选项卡“段落”组中的“居中”按钮，如图右所示。

2.修改样式（4）选中除标题文本以外的所有内容，设置其字体为“宋体”，字号为“12”，单击“开始”选项卡“段落”组中的“行和段落间距”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“1.5”选项，如图左所示。（5）设置正文段落首行缩进2个字符，落款和日期右对齐，如图右所示。

2.修改样式（6）选中图左所示的文本内容，单击“开始”选项卡“字体”组中的“加粗”按钮，然后单击“下划线”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择一种下划线。（7）将光标定位到图右所示的位置，设置字体为“华文行楷”，字号为“16”。

案例实现3.合并邮件（1）单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“邮件合并分布向导”选项，如图左所示。（2）弹出“邮件合并”窗格，在“选择文档类型”栏中选中“信函”单选按钮，然后单击“下一步：正在启动文档”链接，如图右所示。

3.合并邮件（3）在“选择开始文档”栏中选中“使用当前文档”单选按钮，然后单击“下一步：选取收件人”链接，如图左所示。（4）在“选择收件人”栏中选中“使用现有列表”单选按钮，然后单击“浏览”链接，如图右所示。

3.合并邮件（5）弹出“选取数据源”对话框，在对话框中选择之前创建的“客户名单”文本文档，然后单击“打开”按钮，如图左所示。（6）弹出“文件转换-客户名单”对话框，保持默认选项，单击“确定”按钮，如图右所示。

3.合并邮件（7）弹出“域名记录定界符”对话框，保持默认选项，单击“确定”按钮，如图左所示。（8）弹出“邮件合并收件人”对话框，单击“确定”按钮，如图右所示。

3.合并邮件（9）单击“下一步：撰写信函”链接，如图左所示。（10）单击“其他项目”链接，如图右所示。

3.合并邮件（11）弹出“插入合并域”对话框，单击“插入”按钮，如图左所示。（12）此时的邀请函效果如图右所示，单击“关闭”按钮。

3.合并邮件（13）单击“下一步：预览信函”链接，如图左所示。（14）此时可以在文档中预览信函效果，如图右所示。单击“邮件合并”窗格中的上、下按钮，可以预览所有信函。

3.合并邮件（15）单击“下一步：完成合并”链接，完成邮件合并，如图所示。

案例实现4.合并到打印机（1）单击“邮件合并”窗格中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，选中“全部”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图所示。

4.合并到打印机（2）弹出“打印”对话框，设置打印参数，然后单击“确定”按钮开始打印邀请函，如图所示。

4.合并到打印机（3）如果在“邮件合并”窗格中单击“编辑单个信函”链接，将弹出“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图左所示。（4）Word将会生成一个新的文档文件，所有的邀请函都被保存在该文档中，如图右所示。

4.2制作信封

案例导入信封是用于邮递信件、保护信件内容的一种交流文件信息的袋状装置。本案例将利用Word的邮件合并功能来制作信封，最终效果如图所示。案例分析信封包含收件人的邮编、地址，以及寄件人的邮编、地址。其中批量信件寄件人的内容是一致的，不同的只是收件人的信息，利用Word的邮件合并功能可以节省工作量，需要运用的知识点包括Word邮件合并功能、数据源的制作和生成批量文档。

案例实现-教学视