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办公室文件归档与管理制度

#办公室文件归档与管理制度

##一、目的

为加强公司办公室文件的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、利用和传承，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司办公室各类文件的归档与管理，包括但不限于公司内部形成的公文、函件、报告、会议纪要、合同协议、审批文件以及外部来文等。

##三、职责分工

1.**办公室**

-负责制定和完善文件归档与管理制度，并组织实施。

-对各部门文件归档工作进行指导、监督和检查。

-集中管理公司重要文件，负责文件的整理、分类、编号、装订、存储等工作。

-负责文件的借阅、查阅、归还等日常管理工作。

2.**各部门**

-负责本部门文件的收集、整理和初步分类。

-按照规定的时间和要求，将应归档文件移交至办公室。

-配合办公室做好文件归档与管理相关工作。

##四、文件归档要求

###（一）归档文件范围

1.反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括公司制定的各类规章制度、发展规划、工作计划与总结等。

2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。

3.公司的请示、报告、批复、通知等公文，以及上级机关、相关部门的来文。

4.公司各类会议形成的会议纪要、会议记录、会议报告等文件。

5.公司领导的重要讲话、批示、指示等文件材料。

6.员工的人事档案、劳动合同、薪资福利等相关文件。

7.财务报表、审计报告、税务文件等财务相关资料。

8.其他具有保存价值的文件资料，如统计报表、宣传资料、荣誉证书等。

###（二）归档文件质量要求

1.归档文件应齐全完整，内容真实准确，格式规范统一。

2.文件应使用耐久性好的书写材料，如蓝黑墨水、碳素墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。

3.纸张应采用A4规格，图纸应折叠成A4规格，并在右下角编写页码。

4.对于有电子文档的文件，应同时归档电子文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致。

###（三）归档时间

1.各部门应在文件形成后的[X]个工作日内，将需要归档的文件整理完毕，并移交至办公室。

2.对于临时性、阶段性工作形成的文件，应在工作结束后的[X]个工作日内完成归档。

3.每年[具体日期]前，各部门应将上一年度的全部应归档文件移交至办公室统一归档。

##五、文件整理与分类

###（一）整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

###（二）分类方法

1.**按年度分类**：将文件按形成年度分开，不同年度的文件分别整理归档。

2.**按来源分类**：分为内部文件和外部文件，内部文件可进一步按部门分类，外部文件可按来文单位分类。

3.**按文件性质分类**：如行政类、业务类、财务类、人事类等，每一大类再根据具体内容细分小类。

4.**按保管期限分类**：分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年及以下）三类。保管期限的划分应根据文件的重要程度、查考利用价值等因素确定。

###（三）编号与装订

1.对归档文件进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查找。编号方法为：年度+分类代码+顺序号，例如：2023-XZ-001，表示2023年行政类第1号文件。

2.对于纸张较多的文件，应进行装订，装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和使用。

##六、文件存储与保管

###（一）存储设施

1.办公室应配备专门的文件存储设备，如文件柜、档案架等，并确保存储设备符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。

2.文件存储场所应保持整洁、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内。

###（二）存储方式

1.按照分类方案，将归档文件装入档案盒，并在档案盒上标明年度、分类名称、起止编号等信息。

2.将档案盒按类别、年度顺序排列在文件存储设备上，并建立相应的档案索引目录，便于快速查找。

###（三）保管期限与销毁

1.严格按照文件的保管期限进行保管，到期后应及时进行鉴定。

2.对已到保管期限且无保存价值的文件，由办公室提出销毁意见，填写《文件销毁审批表》，经公司领导审批后，由专人负责销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等信息。

##七、文件借阅与查阅

###（一）借阅申请

1.公司员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人签字批准。

2.涉及公司机密的文件，借阅人还需经公司分管领导或保密工作负责人签字批准。

###（二）借阅审批

办公室收到《文件借阅申请表》后，应进行审核，对符合借阅