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超市商品采购及谈判制度

#超市商品采购及谈判制度

##一、目的

为规范超市商品采购及谈判流程，确保采购活动合法、高效、透明，降低采购成本，保证商品质量，满足顾客需求，提高超市的经济效益和市场竞争力，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于超市所有商品的采购及谈判活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜、服装、家电等各类商品。

##三、职责分工

1.**采购部门**：负责制定采购计划，寻找供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪商品到货情况，处理采购过程中的问题。

2.**质量管理部门**：负责对采购商品的质量进行检验和监督，确保商品符合国家相关标准和超市的质量要求。

3.**财务部门**：负责对采购预算、采购价格、付款方式等进行审核和监督，确保采购活动的财务合规性。

4.**法务部门**：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持，防范法律风险。

5.**其他相关部门**：如销售部门、仓库管理部门等，应根据各自职责，配合采购部门做好商品采购及谈判工作。

##四、采购流程

1.**需求预测与采购计划制定**

-销售部门根据历史销售数据、市场趋势、季节变化等因素，对各类商品的需求进行预测，制定销售计划。

-采购部门根据销售计划，结合库存情况，制定采购计划，明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等。

-采购计划需经超市管理层审批后实施。

2.**供应商选择与评估**

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况等。

-对潜在供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行检验，评估其是否符合超市的采购要求。

-建立供应商评估档案，定期对供应商进行评估和分类管理，根据评估结果选择优质供应商进行合作。

3.**采购谈判**

-采购部门根据采购计划和供应商评估结果，邀请选定的供应商进行谈判。谈判内容包括商品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等。

-谈判前，采购人员应充分了解市场行情和供应商的底线，制定合理的谈判策略。

-谈判过程中，应做好记录，明确双方达成的共识和分歧。谈判结束后，形成谈判纪要，经双方签字确认。

4.**合同签订与执行**

-根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

-采购合同需经法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由超市授权代表与供应商签订合同。

-采购部门负责跟踪合同的执行情况，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量交货。如出现问题，应及时与供应商沟通协商解决。

5.**商品验收与入库**

-商品到货后，质量管理部门按照合同约定的质量标准对商品进行检验，检验合格后出具验收报告。

-仓库管理部门根据验收报告办理商品入库手续，确保商品数量准确、质量完好。

-如商品验收不合格，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至问题解决。

##五、采购谈判原则与技巧

1.**谈判原则**

-**合法性原则**：谈判活动必须遵守国家法律法规，确保谈判内容和结果合法有效。

-**公平公正原则**：在谈判过程中，应尊重对方的合法权益，坚持公平公正的原则，寻求双方都能接受的解决方案。

-**互利共赢原则**：谈判的目的是实现双方的利益最大化，应通过充分沟通和协商，达成互利共赢的合作关系。

-**保密原则**：谈判过程中涉及的商业机密、价格信息等应严格保密，不得泄露给第三方。

2.**谈判技巧**

-**充分准备**：谈判前应收集相关信息，了解对方的需求和底线，制定详细的谈判方案。

-**善于倾听**：认真倾听对方的意见和诉求，理解对方的立场，以便更好地调整谈判策略。

-**灵活应变**：根据谈判进展情况，灵活调整谈判策略和条件，避免陷入僵局。

-**掌握节奏**：合理控制谈判的节奏和时间，避免急于求成或拖延时间。

-**建立良好关系**：在谈判过程中，注重与对方建立良好的合作关系，为长期合作奠定基础。

##六、监督与评估

1.**内部监督**

-采购部门应定期对采购活动进行自查，确保采购流程的合规性和采购行为的廉洁性。

-财务部门、法务部门、质量管理部门等应根据各自职责，对采购活动进行监督和检查，发现问题及时提出整改意见。

-超市内部审计部门应定期对采购业务进行审计，对采购流程的有效性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等进行评估，发现违规行为