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采购操作管理程序

1.制订目的

为实现公司营运所需各类资源的采购过程的有效管控；达到规范采购管理，适时适地适质适量适价地为公司营运提供所需资源与服务，保障公司生产经营活动的时续稳定进行，特制订本程序作为部门人员培训和采购实务操作提供书面依据。

2.适用范围

适用于公司所需各项资源与服务采购的整个过程

3.术语定义

3.1采购作业前置时间：即采购部从接到物料申请审批单开始计算，经过采购作业系列过程，到所申请物料交货到指定地址为止，正常需要的合理日数，也叫X/X()时间或采购周期。

3.2采购前置作业：即采购员从接到采购任务或指令开始，所进行的包括供应商寻访与开发、需求资源货源确认、询价比价议价定价、拟定采购方案等实际采购作业前的一系列准备工作。

3.3物料：本程序所称物料是指公司营运所需的各种资源：包括苗木、机械与租赁、项目分包等。

4.职责

4.1采购部：负责依本程序文件执行各项物料资源的采购实务作业

4.2成本部：及时提供采购部已经中标项目所需物料清单明细，以作为采购部采购前置作业依据，便于采购部尽快寻访确定资源市场与掌控市场行情；必要时协助采购部与甲方就物料异常以及物料样品确认进行沟通协调。负责审查申请物料的品种规格数量的真实性与符合性，以及各采购合同的会签与评审。

4.3项目部或需求部门：依照采购作业必须的前置时间要求，提前提供采购部真实准确的物料资源需求计划，以保障采购部有合理的采购作业时间，必要时协助采购部与甲方就物料异常以及物料样品确认进行沟通协调；负责及时组织办理采购物料到货后的验收。必要时协助采购部与甲方就物料异常以及物料样品确认进行沟通协调。

4.4财务部：提供资金保障与采购业务的支付作业。

5.内容

5.1采购申请与变更

5.1.1需求计划提出

5.1.1.1由项目部或其它需求单位，及时提出批量（或大宗或高价值）物料需求计划交采购部采购文员（零星、小量物料需求可免）

5.1.1.2《物料需求计划》必须包含必要的如：需求部门或项目、用途（或区位）、标准物料名称、详尽准确的物料规格描述、单位、数量、计划用料日期等要素，必须填写规范清晰完整，必须经由提出部门及权责人员审批确认。

5.1.2采购计划制订

5.1.2.1采购部文员接到《物料需求计划》后，先审查需求部门的《物料需求计划》，就不明确或有异常的部分，与采购部内部以及需求部门申请人或专业人员进行充分沟通，再依据需求部门的《物料需求计划》制订出《物料采购计划》，《物料采购计划》除包含5.1.1.2所述基本要素外，还必须有物料计划单价、计划金额、计划交货时间、计划采购方案（包括确定承办采购员、供应商名称）等要素。

5.1.2.2《采购计划》经由采购部主管领导审批确认后，进行复印分发与存档：一份给财务部以作资金准备计划，承办采购人手一份，一份存档。

5.1.2.3承办采购人员接到《采购计划》后，随即展开采购的前置作业。

5.1.3实际需求提出

5.1.3.1需求部门依采购部必要的采购作业前置时间，以《物料采购申请单》形式提前提出物料实际需求，传交总公司采购部。《物料采购申请单》必须：1..填写规范清晰明了，物料名称标准（或学名或通俗名称或国家标准名称），物料规格（包括图档技术规范等文件）单位数量等相关属性要求必须完整齐全，2.修改处必须有修改人的签名确认3.须经权责人员完整审核签字确认

5.1.3.2《物料采购申请单》变更

5.1.3.2.1申请部门提出《物料采购申请单》任何内容的变更：新增物料采购项目（名称变更），另行开列《物料采购申请单》即可，不属变更范围；规格变更，需取消原申请单该项采购申请，变更后的该规格物料当作新增部分另开《物料采购申请单》；数量与其它属性变更以书面变更通知为依据，直接由采购部主管或经理在《物料采购申请单》上修订签字注明即可。规格、数量与其它属性变更必须由变更提出部门有经权责领导审核批准的详述变更内容的书面变更通知或文件为依据。如遇紧急状况，可先以电话口头方式知会再补书面变更通知。

5.1.3.2.2采购部根据市场资源状况或物料采购成本的考量所申请的变更：由采购部提出书面变更申请，与物料采购申请提出部门沟通得到书面认可后才可变更。如有必要还需得到甲方的最终确认（一般限于甲方报价不降，采购成本大幅降低前提下的1.品种替代2.规格降低）

5.1.3.2.3任何变更都必须第一时间及时知会承办采购员，以确认其影响或损失，并在变更前确定所受影响或损失的处置方案

5.2公司采购部文员接到需求单位的《物料采购申请单》后，依5.1.3.1的要求对《物料申请单》，进行初步审查，如有异常或问