项目文档管理制度.docVIP

工程文档管理制度

工程信息：

工程名称

工程编码

工程级别

客户名称

AM姓名

PM姓名

版本信息：

版本号

拟制/修改责任人

拟制/修改日期

修改内容及理由

批准者

请注意：使用前请确认这是最新有效的版本。

一、目的Objective：

建立工程组的文档管理制度，对工程中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现工程文档的有序保管与标准流动，为工程文档提供标准化的管理。

二、范围Scope：

本文适用于本工程组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。

三、内容Content:

1. 文档编号

与工程有关的文档，均统一编号。

文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级

文档属性：本字段用两位英文字母表示

表1：文档属性字段对照

文档分类

简写

文档分类

简写

验收报告

AR

指令

IS

竣工文件

AF

发票

IV

行政文件

AD

信函

LE

申请

AP

手册

MN

标书

BD

备忘录

MM

保函

GU

其他

OT

检查报告

CR

方案

PL

索赔

CC

答复

RP

澄清

CL

报表

RF

工程制度

RG

会议纪要

MI

合同

CO

勘测报告

SR

设计文件

DS

发放对象：本字段用两位英文字母表示

表2：文档接收对象字段对照

发放对象

简写

发放对象

简写

业主Client

CL

工程组内部Internal

IN

合作方Co-operation

CO

分包商Subcontractor

SC

政府部门Government

GO

采购供给商Supplier

SU

华为公司Huwei

HW

其他Others

OT

文档日期：本字段6位数字，说明文档的发生时间，以便于查询和统计。

顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。

文档密级：本字段1位数字，说明了文档的保密级别。

0级代表机密，工程经理及其指定人员阅读

1级代表秘密，工程组核心成员阅读

2级代表内部公开，工程组所有成员阅读〔司机保姆等行政人员除外〕

3级代表公开，所有工程组干系人均可阅读〔包括合作方、分包商、代理商、采购供给商〕

例：

与业主的第一份会议纪要的编码：MI-CL-0001-030521-1

文档的存放

工程文档分别建立电子和纸面件档案。

电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。

表3：电子文档目录

0级目录

一级目录

二级目录

三级目录

四级目录

文件名

**工程

标书

招标

业主招标

招标广告

招标书

招标书附件

分包招标

征询书

附件

投标

分包投标

分包商1

分包商N

华为投标

工程

技术

商务

采购

合同

主合同

合同主体

/

合同附件

/

变更补充

/

监理合同

分包合同

设计分包

分包商1

分包商N

工程分包

上同

来往信件〔与工程组外部〕

与业主

来信

/

去信

/

与分包商

分包商1

来信

去信

分包商N

来信

去信

会议纪要

与业主

通知

纪要

与分包商

通知

纪要

公司内部

汇报

协调

工程实施

工程启动

工程任命

工程章程

工程制度

工程方案

进度方案

资源方案

本钱方案等

施工记录

施工日志

分包商

给业主

质量检查

检查报告

整改报告

复查报告

材料设备进场

变更

工程本钱

挣值报告

工程付款

本钱分析

工程报告

状态周报

包括研发、工程各小组的工程组的状态周报等

跟踪PIP

跟踪问题

内部会议纪要

竣工验收

竣工验收记录

竣工验收文档

竣工图纸

竣工验收证明

技术资料

主设备

土建工程

外线工程

外购产品

纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》〔附件一〕进行存放、借阅登记。

文档借阅

文档借阅流程如下：

〔1〕借阅人查阅文档编号清单〔内部公开〕，确定所需借阅文档。

〔2〕向文档管理员提出借阅申请。

〔3〕文档管理员根据其身份确定阅读权限。

〔4〕判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，假设有权限那么转〔6〕。

〔5〕假设所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。

〔6〕文档管理员填写文档借阅记录表。

〔7〕借阅人签署文档借阅记录。

〔8〕根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。

〔9〕借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。

文档审批

分为技术审批权限〔初步审批〕和签发审批权限〔最终审批〕两种。

〔1〕技术文档

各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。

〔2〕财务及对外文档

是法定的权签人，所有财务文档、对外文档〔与业主、分包商等的文档〕必须由工程经理审批。

〔3〕工程文档

现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。

文档流向

文档