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酒店会议室使用管理制度

#酒店会议室使用管理制度

##一、目的

为了规范酒店会议室的使用与管理，提高会议室的使用效率，确保各部门及宾客会议活动的顺利进行，结合酒店实际情况，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于酒店内所有会议室的使用、管理和维护。

##三、职责分工

1.**行政部**

-负责会议室的统筹管理，包括预订、调度和协调工作。

-制定和完善会议室使用管理制度及相关流程。

-监督各部门对会议室的使用情况，确保制度的有效执行。

-定期检查会议室设备设施的运行状况，及时安排维修和保养。

2.**工程部**

-负责会议室设备设施的安装、调试、维修和保养工作，确保设备设施正常运行。

-提供技术支持，协助解决会议期间出现的设备技术问题。

3.**客房部**

-负责会议室的日常清洁卫生工作，确保会议室环境整洁、舒适。

-根据会议需求，提供必要的会议用品，如饮用水、茶杯等。

4.**销售部**

-负责对外宣传和推广酒店会议室，承接外部会议业务。

-与外部客户沟通会议需求，协调相关部门做好会议接待工作。

##四、会议室预订

1.**预订方式**

-酒店内部部门如需使用会议室，应提前至少[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，提交至行政部进行预订。申请表应包含会议名称、使用时间、参会人数、会议需求等信息。

-外部客户预订会议室，可通过电话、邮件或直接到销售部进行预订。销售部在接到预订申请后，应及时与客户沟通会议细节，并填写《会议室使用申请表》。

2.**预订确认**

-行政部在收到预订申请后，根据会议室的使用情况进行审核和安排。如申请的时间段会议室可用，行政部将在[X]个工作日内予以确认，并通知申请部门或客户；如该时间段已被预订，行政部应及时与申请部门或客户协商调整使用时间。

3.**变更与取消**

-如因特殊情况需要变更或取消会议室预订，申请部门或客户应提前至少[X]小时通知行政部。如未能提前通知，导致会议室资源浪费，将视情节轻重对责任部门或客户收取一定的费用。

##五、会议室使用规范

1.**使用时间**

-会议室的使用时间应严格按照预订时间执行，如需延长使用时间，使用部门或客户应提前向行政部提出申请，经同意后方可延长。

-会议结束后，使用部门或客户应及时清理会议室，将设备设施恢复原状，按时归还会议室。如未按时归还，影响其他会议安排，行政部有权采取相应措施。

2.**设备使用**

-使用部门或客户应爱护会议室的设备设施，按照操作规程正确使用。如需使用特殊设备或功能，应提前向行政部或工程部咨询。

-会议期间，如发现设备设施出现故障，使用部门或客户应及时通知行政部或工程部，不得擅自拆卸或维修。因人为原因造成设备设施损坏的，使用部门或客户应承担相应的赔偿责任。

3.**环境卫生**

-使用部门或客户应保持会议室的环境卫生，不得在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等。会议结束后，应将垃圾清理干净，放入指定垃圾桶内。

-客房部应在会议结束后及时对会议室进行清洁和整理，确保会议室整洁卫生，为下一次使用做好准备。

##六、会议服务

1.**内部会议服务**

-对于酒店内部重要会议，行政部可根据需要协调客房部提供会议服务，如会议签到、茶水服务等。

-内部会议如需使用会议用品，使用部门应提前向行政部提出申请，行政部负责统一安排和提供。

2.**外部会议服务**

-销售部应根据外部客户的会议需求，协调相关部门提供全方位的会议服务，包括会议场地布置、设备调试、餐饮安排、住宿服务等。

-客房部应按照客户要求，提供优质的会议服务，满足客户的合理需求，确保客户满意度。

##七、费用标准

1.**内部使用**

-酒店内部部门使用会议室，一般不收取场地费用。但如因会议需要使用特殊设备、材料或产生额外的服务费用，由使用部门承担。

2.**外部使用**

-外部客户使用会议室，根据会议室的规格、使用时间、服务内容等因素收取相应的场地费用和服务费用。具体收费标准由销售部制定，并报酒店管理层审批后执行。

-外部客户如需使用酒店的餐饮、住宿等其他服务，按照酒店相应的收费标准另行收费。

##八、监督与检查

1.行政部应定期对会议室的使用情况进行检查，包括设备设施的维护、环境卫生、服务质量等方面。如发现问题，应及时通知相关部门进行整改。

2.对于违反本制度的行为，行政部应视情节轻重给予相应的处罚，包括通报批评、收取费用等。对于因违规行为给酒店造成损失的，责任部门