2025年会计从业资格考试《会计电算化》知识点第四章第4节数据清单及其管理分析.doc

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第4节数据清单及其管理分析

大纲规定：根据新考试大纲的规定，本节应重点掌握如下内容：

1、掌握数据清单的设计规定

2、掌握记录单的使用措施

3、掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的措施

4、掌握数据透视表创立与设置的措施

5、熟悉Exce1图表的插入措施

考点：

1、掌握数据清单的设计规定

2、掌握记录单的使用措施

3、掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的措施

4、掌握数据透视表创立与设置的措施

5、熟悉Exce1图表的插入措施

知识点1：数据清单的构建

考点1：数据清单的概念

Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的

数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相似的Excel工作表

数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录

考点2：构建数据清单的规定

为了使Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的规定重要有：

1．列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创立汇报

2．同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相似

3．避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一种空白的行或列

4．尽量在一张工作表上建立一种数据清单

建立一种符合规定的数据清单

知识点2：记录单的使用

考点1：记录单的概念

记录单又称数据记录单，是迅速添加、查找、修改或删除数据清单中有关记录的对话框

考点2：通过记录单处理数据清单的记录

1．通过记录单处理记录的长处

通过记录单处理记录的长处重要有：界面直观，操作简单、减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，尤其合用于大型数据清单中记录的查对、添加、查找、修改或删除

2．“记录单”对话框的打开

打开“记录单”对话框的措施是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一种单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令

Excel的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添人“迅速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开

“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、查对、修改或者删除数据清单中的有关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行对应的操作

3．在“记录单”对话框中输入新记录

在数据录入过程中，假如发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移人该文本框，直接进行修改；假如发现多种文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一种空白文本框，等待数据录入

4．运用“记录单”对话框查找特定单元格

通过查询，符合条件的记录将分别出目前对话框对应列后的文本框中，“记录状态”显示区对应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种措施尤其适合于具有多种查询条件的查询中，只要在对话框多种列名后的文本框内同步输入对应的查询条件即可

5．运用“记录单”对话框查对或修改特定记录

查找到待查对或修改的记录后，在对话框对应列后文本框中逐一查对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处在激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改

6．运用“记录单”对话框删除特定记录

记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销

【任务导入】

远通企业会计部王芳正在练习怎样通过记录单方式增长一条记录信息。这种方式很像是应用软件的输入方式

【详细任务】

通过记录单方式添加如表4-9所示的新增员工信息

【操作环节】

添加“记录单”功能（Excel功能区中没有“记录单”功能）

(1)击“文献”菜单，单击“选项”按钮

(2)选择“自定义功能区”菜单，选择“所有命令”，找到并选中“记录单”命令，在右侧数据选项卡中新建组“添加数据”，并选中

(3)单击“添加”按钮，单击“确定”按钮

运用“记录单”功能输入数据

(1)将光标放到数据清单中，选择“数据”选项中的“记录单”命令

(2)单击“新建”按钮，按规定输入新员工数据，再单击“新建”按钮，新员工信息添加到数据清单中

知识点3：数据的管理与分析

在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能

考点1：数据的排序

数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的次序

1．迅速排序

使用迅速排序的操作环节为：

(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录

(2)执行工具栏或功能区中的排序命令

需要注意的是：

假如数据清单由单列构成，虽然不执行第一步，只要选定该数据清单的任意单元格，