文件控制程序.doc

公司LOGO

xxx公司

文件编号

版次

文件控制程序

页次

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制订部门

文控中心

文件控制程序

制订:

日期:

审核:

日期:

批准:

日期:

发行日期:

实施日期:

序号

修订生效日期

修订内容摘要

版次

页数

修订人

审核人

批准人

1

首版发行

A0

8

目的

为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。

范围

本公司内、外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

权责

3.1文件的编写、审核、批准的权限

文件类别

制定

审核

批准

质量手册

管理者代表

各部门负责人

总经理

程序文件

相关部门

管理者代表

总经理

管理性三阶文件

（跨部门）

各相关人员

部门负责人

管理者代表

管理性三阶文件

（本部门）

各相关人员

部门负责人

部门最高管理

技术性三阶文件

相关技术部门

相关技术部门

负责人

相关技术部门

最高管理

四阶文件

各相关人员

部门负责人

/

3.1.1总经理/管理者代表确定品质政策和品质目标；

3.1.2工程部负责作业指导书的编写；

3.1.3技术部门负责各种部件图纸、原理图等技术性文件的编写；

3.1.4市场部门负责产品内/外包装图纸等文件的编写；

3.1.5以上未做规定的文件及记录的审批原则为三级审批原则，例：由普工所写文件/记录呈报组长、班长、主管即可，不需再向上呈报；但特殊情况（如：给予某员工嘉奖或员工受罚上诉或需要资源的提供）可向上呈报（副）总经理以上领导。

3.2各部门对本部门持有的文件进行管理。

定义

4.1受控/非受控/外来文件定义

4.1.1受控文件：由相关权责人员审核、核准，版次、发放受到控制，旧版文件必须回收的文件；

4.1.2非受控文件：文件版次、发放没有受到控制，旧版文件不须回收的文件；

4.1.3外来文件：从公司外部获得的文件。

作业内容

流程图责任者记录

各部门文件起草

各部门

文件起草

部门负责人审核NG

部门负责人

审核

NG

部门最高主管/（副）总经理/总经理核准

部门最高主管/

（副）总经理/总经理

核准

NG

受控文件发行回收登记表(管理性文件）受控文件发行回收登记表(技术性文件）

受控文件发行回收登记表(管理性文件）

受控文件发行回收登记表(技术性文件）

文控中心/各部门

文件分发/签收

文件使用

文件使用

各部门

文件审批表文件档案管理文件的修订申请与修

文件审批表

文件档案管理

文件的修订申请与修订

文件的废止

记录保存

YES

各部门

NO

NO

工程变更流程表文控中心/各部门

工程变更流程表

文控中心

文控中心

5.1本公司文件划分

5.1.1文件从体系结构上分为四阶

5.1.1.1一阶文件：系统文件（如：质量手册）。

5.1.1.1二阶文件：程序文件（管理评审、内部审核、文件与资料管制、不合格品控制等,依质量手册所订之各项程序）。

5.1.1.2三阶文件：

A、管理性三阶文件：规定一个或多个活动流程的作业指导书；

B、技术性三阶文件：原理图、模具图纸、加工件图纸、包装图纸、作业标准书、外来文件（从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图、供应商图纸等）等；

5.1.1.3四阶文件：空白的表单、记录。

5.1.2文件格式

5.1.2.1一阶文件是按IS09001:2008标准条文的先后顺序进行编写；

5.1.2.2二阶文件必须具备“目的、适用范围、定义、权责、作业内容、参考文件、附件”七大要素；

5.1.2.3三阶文件格式：

A、管理性三阶文件要素同程序文件；

B、技术性三阶文件，由文件编写部门确定；

C、外来文件沿用其本来格式；

5.2.2文件的版本状态和修改次数的识别规定：

文件的版本状态和修改次数在每个文件的页眉上用□□表示，前面的□为26个英文字母A-Z，后面的□为阿拉伯数字0-9。例：A0表示首次发行，A1为发行后