记录控制程序.doc

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文件编号

版次

A0

记录控制程序

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制订部门

文控中心

记录控制程序

制订:

日期:

审核:

日期:

批准:

日期:

发行日期:

实施日期:

序号

修订生效日期

修订内容摘要

版次

页数

修订人

审核人

批准人

1

首次发行

A0

3

目的

加强对记录的控制,证明质量管理体系有效运作,方便通过记录的数据查询和统计质量情况。

范围

凡本公司内生产经营活动均适用。

权责

3.1部门主管权责:确认本部门的记录内容真实、客观、有效。

3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。

定义

无。

作业内容

5.1记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:

5.1.1依据表格的格式及实际运行状况如实填写。

5.1.2须填写记录日期与签核日期。

5.1.3依权限签名、审核与批准。

5.1.4不可以用铅笔填写品质记录表格。

5.1.5书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。

5.2记录的归档管理:

5.2.1责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。

5.2.2较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。

5.3记录的储存与维护:

5.3.1填写完成的记录由各相关责任部门保存,要求储存于档案柜内或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。

5.3.2存放处须保持干燥干净，注意防火防损。

5.3.3各类记录依据规定的保存期限进行保管,参照《文件控制程序》。

5.3.4记录若有损坏遗失等情形,应及时采取修复或补单等措施。

5.4记录的报废管理

5.4.1各部门须每年处理一次近期文件,将超过有效期的记录向文控中心申请销毁。

5.4.2记录有效期为三年。

5.5表格修订

5.5.1各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。

5.5.2在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。

5.5.3表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。

5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。

5.6表单的标识

5.6.1参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。

5.6.2已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。

5.7当有追溯要求时,各部门的记录应及时提供查阅。

5.8若表格需印刷,应向主管报告,再到文控中心索取正确的表格样本,不得自行外发印刷。

6.相关文件:

6.1《文件编号作业指导书》JG-WI-DCC-001A0

6.2《文件控制程序》JG-QP-001A0

7.相关表单:

序号

相关记录

保存期限

备注

1

记录清单

长期

保存最新版

8.附件

8.1附件一：《记录清单》