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园林绿化设计公司数据管理办法

一、总则

1.目的：为规范园林绿化设计公司的数据管理工作，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，提升公司运营效率和决策科学性，特制定本办法。

2.适用范围：本办法适用于公司内部所有数据的收集、存储、使用、共享、备份与恢复等管理活动。公司各部门及全体员工在涉及数据处理时，均应遵守本办法。

3.基本原则：数据管理遵循合法合规、安全可靠、权责明确、共享协同的原则。确保数据符合法律法规要求，保护数据安全，明确各部门及人员在数据管理中的职责，促进数据的有效共享和协同工作。

二、数据管理职责分工

1.数据管理领导小组：由公司管理层组成，负责制定数据管理战略和政策，审批数据管理制度和重大数据管理决策，协调跨部门的数据管理问题，监督数据管理工作的执行情况。

2.数据管理部门：设立专门的数据管理部门或指定相关部门负责数据管理的日常工作。主要职责包括制定和完善数据管理制度和流程，组织数据的收集、整理、存储和维护，进行数据质量监控和评估，协调数据共享和安全管理等工作。

3.各业务部门：负责本部门业务数据的收集、录入、更新和维护，确保数据的及时性、准确性和完整性。配合数据管理部门开展数据管理工作，提出数据需求和改进建议。

三、数据分类与分级

1.数据分类：根据公司业务特点和数据性质，将数据分为业务数据（如项目设计方案、客户信息、合同数据等）、财务数据、人力资源数据、运营管理数据（如设备设施数据、采购数据等）、外部数据（如行业政策法规、市场调研数据等）等类别。

2.数据分级：按照数据的敏感程度和重要性，将数据分为绝密级、机密级、秘密级和普通级。绝密级数据涉及公司核心商业机密和国家安全等重要信息；机密级数据关系到公司重大利益和关键业务；秘密级数据对公司业务有一定影响；普通级数据为公开或一般内部使用的数据。不同级别的数据采取不同的保护措施和访问权限。

四、数据收集与录入

1.数据收集原则：数据收集应遵循必要性、准确性、及时性和完整性原则。明确数据收集的目的和范围，确保收集的数据真实反映业务情况，及时更新数据，避免数据缺失或错误。

2.数据收集流程：各业务部门根据业务需求制定数据收集计划，明确数据来源、收集方法和时间要求。通过内部系统、调查问卷、外部采购等方式收集数据，并进行初步审核和整理。

3.数据录入要求：数据录入人员应严格按照规定的格式和标准进行操作，确保数据准确无误。对录入的数据进行复核，防止数据录入错误。建立数据录入的审核机制，对重要数据的录入进行审批。

五、数据存储与维护

1.数据存储方式：采用合适的存储设备和技术，如数据库、文件服务器等，对不同类型和级别的数据进行分类存储。定期对存储设备进行检查和维护，确保数据存储的安全性和稳定性。

2.数据备份与恢复：制定数据备份策略，定期对重要数据进行备份，确保数据在发生意外情况时能够及时恢复。建立数据恢复测试机制，定期进行数据恢复演练，验证备份数据的可用性。

3.数据清理与更新：定期对过期、无效或错误的数据进行清理，确保数据的准确性和有效性。及时更新数据，反映业务的最新变化。

六、数据使用与共享

1.数据使用权限：根据员工的工作职责和数据级别，授予相应的数据访问和使用权限。严格控制敏感数据的访问，确保数据不被滥用。

2.数据共享原则：遵循合法、安全、可控的原则，在公司内部进行数据共享。涉及跨部门数据共享时，应签订数据共享协议，明确数据使用范围、责任和义务。对外提供数据时，需经过严格的审批流程，确保数据安全和合规。

3.数据使用记录：建立数据使用记录制度，对数据的使用时间、使用人员、使用目的等进行记录，以便进行审计和追溯。

七、数据安全管理

1.数据安全措施：采取技术和管理措施，保障数据的保密性、完整性和可用性。如设置访问密码、加密存储、防火墙等技术手段，以及制定数据安全管理制度、加强员工安全培训等管理措施。

2.数据安全事件处理：制定数据安全事件应急预案，明确数据安全事件的报告、处理流程和责任追究机制。发生数据安全事件时，及时采取措施进行处理，减少损失，并对事件进行调查和分析，总结经验教训，改进数据安全管理工作。

3.数据合规性管理：确保数据处理活动符合国家法律法规和行业标准要求。定期进行数据合规性检查，及时发现和整改存在的问题。

八、数据质量评估与改进

1.数据质量评估指标：制定数据质量评估指标体系，包括数据的准确性、完整性、一致性、及时性等方面。定期对数据质量进行评估，了解数据管理中存在的问题。

2.数据质量改进措施：根据数据质量评估结果，制定针对性的改进措施，不断提高数据质量。建立数据质量问题反馈机制，鼓励员工发现和报告数据质量问题。

九、附则

1.本办法由公司数据管理部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。