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工会档案管理制度

一、总则

1.为加强工会档案管理，充分发挥档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本单位工会实际情况，制定本制度。

2.工会档案是指工会在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构与职责

1.管理机构：设立工会档案管理小组，负责统筹协调工会档案管理工作。由工会主席担任组长，工会各部门负责人及档案管理员为成员。

2.职责分工

工会主席：对工会档案管理工作负总责，负责监督档案管理制度的执行，协调解决档案管理工作中的重大问题。

部门负责人：负责本部门档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的完整性和准确性，并及时移交档案管理员。

档案管理员：负责档案的接收、分类、编号、保管、借阅、统计和鉴定销毁等日常管理工作，定期对档案进行清查盘点，确保档案安全。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

工会组织建设相关文件，如工会成立、换届选举、会员登记等资料。

工会活动资料，包括各类会议记录、活动方案、总结、照片、视频等。

职工权益维护资料，如劳动争议调解记录、职工帮扶申请及审批资料等。

财务档案，包括工会经费收支凭证、报表、审计报告等。

上级工会下发的文件及本单位工会上报的文件资料。

2.收集时间：各部门应在工作活动结束后的一个月内，将相关档案资料移交档案管理员。财务档案按会计年度整理移交。

3.整理要求：档案管理员按照档案类别进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引，便于查找利用。档案应按照年度、类别、保管期限等进行排列编号，做到整齐有序。

四、档案的保管

1.保管条件：设立专门的工会档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。库房温度应保持在14-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。

2.保管期限：工会档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为30年、10年。具体保管期限按照国家有关档案保管期限的规定执行。

3.档案盘点：档案管理员应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并报告工会主席。

五、档案的借阅

1.借阅手续：本单位工会工作人员因工作需要借阅档案，需填写《工会档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、借阅目的、借阅时间等信息，经部门负责人审核，工会主席批准后，方可借阅。外单位人员借阅工会档案，需持单位介绍信，经工会主席批准后，在档案管理员的陪同下查阅，一般不允许借出。

2.借阅期限：借阅档案一般不超过15个工作日，确需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。

3.借阅归还：借阅人员归还档案时，档案管理员应认真核对档案数量和内容，检查档案是否完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。

六、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作：成立工会档案鉴定小组，由工会主席、档案管理员及相关业务人员组成。定期对保管期满的档案进行鉴定，根据档案的价值和工作需要，提出存毁意见。

2.销毁程序：对经鉴定确需销毁的档案，编制《工会档案销毁清册》，详细列出销毁档案的名称、卷号、数量、起止时间等信息，经工会主席审核，报上级工会批准后，方可销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，确保档案销毁过程安全、规范，并在销毁清册上签字确认。

七、档案的信息化管理

1.逐步推进工会档案信息化建设，利用计算机技术和档案管理软件，对工会档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。

2.电子档案与纸质档案应同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。

八、附则

1.本制度由工会档案管理小组负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。