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邮件管理系统表格：邮件分类、收件箱管理
序号
邮件分类
邮件内容说明
收件箱管理要求
备注
1
客户咨询
客户对产品或服务的咨询问题
1.及时回复2.归档分类3.按时间排序
2
技术支持
客户反馈的技术问题或故障
1.分配技术人员2.解决问题3.归档记录4.跟踪满意度
3
营销活动
营销推广相关的邮件内容
1.跟踪邮件发送情况2.分析反馈数据3.归档效果评估
4
内部通知
公司内部重要通知和公告
1.保证通知到所有人2.跟踪阅读情况3.归档重要信息
5
合作伙伴沟通
与合作伙伴的业务沟通邮件
1.跟踪邮件回复时间2.归档沟通记录3.分析合作进展
6
招聘信息
公司招聘信息的发布和跟进
1.发布招聘信息2.收集简历3.分类筛选4.归档面试记录
7
其他
其他非上述分类的邮件
根据邮件内容进行分类归档
序号
邮件类型
主要用途
管理要求
操作建议
备注
1
客户请求
用户提出的具体需求或请求
1.分配责任人2.定时更新进度3.归档解决方案
使用跟踪标签鼓励用户反馈
2
项目沟通
项目团队之间的沟通邮件
1.保存项目关键信息2.按项目分类3.阅读记录跟踪
定期回顾保留历史记录
3
日常通知
公司内部日常事务通知
1.保证全员接收2.按时间顺序排列3.便于查阅
设立公共文件夹每周更新一次
4
合作伙伴邮件
与合作伙伴的业务往来邮件
1.保持沟通记录2.跟踪邮件回复时间3.分类存档
保留附件设定邮件提醒
5
营销推广
营销活动相关邮件
1.监控邮件率2.分析用户互动3.存档市场反馈
使用邮件追踪工具定期分析效果
6
技术支持
技术问题响应和处理
1.保证问题及时解决2.归档解决方案3.评估客户满意度
分级响应机制记录故障修复时间
7
人事信息
人事变动和福利通知
1.保证通知到位2.跟踪阅读情况3.归档重要人事决策
个性化邮件内容定期回顾人事政策
8
安全与合规
安全警示和合规要求通知
1.保证所有员工了解2.归档相关法规更新3.定期检查遵守情况
使用醒目标题定期进行安全培训
序号
邮件类型
内容概述
收件箱管理操作
管理要点
备注
1
市场报告
来自市场部的研究、趋势分析和报告
1.分类归档2.标记重要性3.定期回顾
1.及时更新市场信息2.便于团队分享讨论
2
销售订单
销售部门的订单确认、发货通知等
1.按订单状态分类2.跟踪订单进度3.完成后归档
1.优化订单流程2.减少沟通时间
3
财务报告
公司财务状况、预算和结算通知
1.安全存档2.按月/季度排序3.审核记录
1.保障财务数据安全2.提供决策依据
4
产品反馈
来自用户的建议、问题和评价
1.优先级排序2.分发到相关团队3.定期跟进
1.快速响应用户2.提升产品质量
5
人事变动
人员入职、离职、职位调整等信息
1.标记状态2.通知相关人员3.更新员工通讯录
1.保障人事信息准确2.提高组织灵活性
6
合规更新
相关法律法规和政策的变更通知
1.高亮标注2.及时更新文档库3.培训相关人员
1.避免违规风险2.保障企业合规运营
7
技术支持
IT支持请求和系统维护通知
1.确认请求类型2.分配给IT团队3.追踪解决方案
1.保证系统稳定2.提高工作效率
8
合作伙伴通信
与供应商、合作伙伴的业务交流邮件
1.按合作伙伴分类2.记录交流内容3.定期回顾关系
1.加强合作联系2.管理合作事宜
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