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文件分发流程图表
序号
流程环节
负责部门
操作步骤
输入
输出
审批
备注
1
文件准备
文档部门
收集、整理文件
无
文件准备完成
无
2
文件审核
审核部门
审核文件内容
文件准备完成
审核通过/不通过
审核部门
3
文件分发
分发部门
根据需求分发文件
审核通过
文件分发完成
无
4
文件接收
接收部门
接收文件
文件分发完成
文件接收完成
无
5
文件归档
归档部门
归档文件
文件接收完成
归档完成
无
6
流程监控
监控部门
监控流程进度
流程各环节
流程监控完成
无
表格说明：
表格用于展示文件分发流程的各个环节。
序号表示流程环节的顺序。
负责部门表示每个环节的负责部门。
操作步骤表示每个环节的具体操作。
输入表示进入该环节所需的前置条件。
输出表示完成该环节后的结果。
审批表示该环节是否需要审批。
备注：用于记录其他相关信息。
流程阶段
阶段责任部门
具体操作
关键节点
文件状态
下一步骤
审批情况
备注
文件创建
内容团队
创作及初步整理文件
完成初稿
待审核
审核流程
需审批
审核确认
审核小组
文件审核
审核完成
审核通过
分发准备
审批通过
分发准备
分发团队
标记分发清单
分发清单完成
待分发
分发环节
需审批
文件分发
分发部门
通过邮件、内部系统或打印分发
分发完成
已分发
交付确认
需审批
交付确认
收件团队
确认接收
交付完成
已交付
归档存储
无需审批
归档存储
归档团队
将文件归档到指定库
归档完成
已归档
流程结束
无需审批
流程监控
流程管理团队
定期检查进度
监控报告
在流程中
注意：留白部分供填写特殊情况说明或补充信息
表格说明：
该表格旨在清晰地展示文件分发流程中的关键步骤和责任。
“关键节点”列指明了每个阶段中需要特别注意的点。
“文件状态”列描述了文件在当前阶段的状态。
“下一步骤”列标示了完成当前阶段后的直接后续步骤。
“审批情况”列记录了每个阶段的审批状态。
“备注”栏提供额外空间以记录特殊要求或异常情况。
阶段
责任部门
操作步骤
输入文件
输出文件
审批节点
跟踪状态
备注
文件准备
文档管理
准备文件草稿，保证格式正确
无
文件草稿
无
待准备
文件审核
审核团队
审查内容准确性，格式规范
文件草稿
审核后的文件
审核通过
审核中
文件修订
修订团队
根据审核意见进行修订
审核后的文件
修订后的文件
修订完成
待分发
文件批准
管理层
最终批准文件发布
修订后的文件
最终批准文件
批准完成
待分发
文件分发
分发团队
分发文件到指定接收者
最终批准文件
分发记录
分发完成
分发中
文件接收
接收者
接收并确认文件
分发记录
确认记录
文件接收
文件接收
文件归档
归档团队
归档文件以备查阅
确认记录
归档记录
归档完成
归档中
流程监控
流程监控
监控整个流程进度
流程记录
监控报告
无
监控中
表格说明：
本表格模板用于记录和管理文件从准备到归档的整个分发流程。
每个阶段的责任部门负责执行相应的操作步骤。
输入文件和输出文件列描述了每个阶段处理的具体文件。
审批节点列标识了需要审批的环节。
跟踪状态列用于跟踪文件在流程中的当前状态。
备注栏留白以记录特殊信息或备注。
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