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邮件系统管理表格
序号
邮件系统基本信息
邮件系统管理内容
管理要求
操作记录
备注
1
邮件系统名称
邮件地址分配
规范邮件地址命名，统一格式
分配日期、负责人
邮件地址唯一性
2
邮件系统域名
域名解析配置
保证域名正确解析
解析日期、负责人
域名解析时效性
3
邮件服务器地址
服务器IP地址配置
设置正确的IP地址
配置日期、负责人
服务器连接稳定性
4
SMTP服务器配置
SMTP服务端口设置
保证SMTP端口正确设置
设置日期、负责人
SMTP传输可靠性
5
POP3服务器配置
POP3服务端口设置
保证POP3端口正确设置
设置日期、负责人
POP3接收可靠性
6
IMAP服务器配置
IMAP服务端口设置
保证IMAP端口正确设置
设置日期、负责人
IMAP收发可靠性
7
SSL加密配置
配置SSL加密方式
保证SSL加密有效
设置日期、负责人
数据安全性
8
邮件系统备份
定期备份邮件数据
按规定周期备份邮件数据
备份日期、负责人
数据恢复能力
9
邮件系统日志
记录系统运行日志
记录系统操作日志
日志时间、操作人员
日志完整性
10
用户权限管理
用户邮件访问权限
限制用户访问权限
权限设置日期、负责人
用户权限合理性
序号
邮件系统要素
管理措施
检查标准
执行人
更新日期
1
邮箱域名
域名注册与配置
域名正确注册，解析无误
IT部门2
SMTP服务器
服务器配置
SMTP端口开启，加密设置正确
网络管理员3
POP3/IMAP服务器
服务器配置
POP3/IMAP端口开启，支持IMAP
网络管理员4
邮箱地址分配
地址命名规范
遵循组织邮箱命名规范
用户管理5
邮件传输安全
加密协议
使用TLS/SSL加密协议
安全团队6
邮件备份策略
备份频率与方式
每周备份，异地存储
备份管理员7
用户权限设置
权限管理
根据用户角色分配权限
IT部门8
邮件过滤规则
防垃圾邮件
设置邮件过滤规则，减少垃圾邮件
安全团队9
用户培训与支持
用户操作指导
定期提供用户操作培训
培训部门10
系统监控与维护
功能监控
定期检查系统功能，保证稳定运行
IT部门序号
管理项目
详细说明
负责部门
备注信息
1
邮箱账户管理
账户创建与激活账户权限配置账户信息更新
IT部门
包括用户名、密码、邮箱容量等
2
邮件流控制
入站邮件过滤出站邮件监控邮件归档策略
安全团队
减少垃圾邮件，防止数据泄露
3
邮件服务器配置
SMTP/IMAP/POP3端口设置SSL/TLS加密配置邮件传输代理
网络管理员
保证邮件传输安全与稳定
4
邮件系统备份
备份周期与频率备份存储介质备份恢复测试
备份管理员
保证数据不丢失，可快速恢复
5
用户培训与支持
新用户培训常见问题解答技术支持
培训部门
提高用户使用效率
6
邮件系统功能监控
服务器负载监控邮件传输延迟监控系统错误日志
IT部门
及时发觉并解决潜在问题
7
邮件系统安全审计
安全漏洞扫描用户行为分析安全事件响应
安全团队
防范安全风险，保证合规性
8
邮件系统升级维护
定期软件更新系统优化故障修复
IT部门
保证系统持续运行稳定
9
邮件归档与存档
邮件归档策略存档存储方案查阅权限控制
文档管理
便于法规遵从和检索
10
邮件系统用户反馈
用户反馈收集问题解决跟踪改进措施实施
客户服务
提升用户体验，持续改进系统
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