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贸易公司数据管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司数据管理，保障数据的准确性、完整性、安全性和可用性，提高数据使用效率，支持公司业务决策和运营管理，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门及全体员工在数据的收集、存储、使用、共享、备份与恢复、销毁等过程中的管理活动。

3.数据管理原则：遵循合法合规、安全可控、分类分级、权责明确、高效利用的原则进行数据管理。

二、数据管理职责

1.数据管理领导小组：由公司高层管理人员组成，负责制定数据管理战略、政策和规划，审批重要数据管理决策，协调解决数据管理中的重大问题。

2.数据管理部门：设立专门的数据管理部门，负责数据管理的日常工作，包括制定数据标准和规范，组织数据的收集、整理、存储和维护，监控数据质量，开展数据安全管理等。

3.业务部门：各业务部门是数据的产生者和使用者，负责本部门业务数据的收集、录入、更新和维护，确保数据的及时性、准确性和完整性，配合数据管理部门开展相关工作。

三、数据分类与分级

1.数据分类：根据公司业务特点和数据性质，将数据分为客户数据、供应商数据、业务交易数据、财务数据、员工数据等类别。

2.数据分级：按照数据的重要性和敏感性，将数据分为绝密、机密、秘密和公开四个级别。绝密级数据是公司最重要、最敏感的数据，一旦泄露将对公司造成极其严重的影响；机密级数据次之，秘密级数据再次之，公开级数据则是可以对外公开的一般性数据。

四、数据收集与录入

1.数据收集原则：数据收集应遵循必要性、准确性、完整性和及时性原则，确保所收集的数据能够真实反映业务活动情况，满足公司管理和决策需要。

2.数据收集渠道：通过业务系统自动采集、人工录入、外部数据接口等多种渠道收集数据。优先采用业务系统自动采集方式，减少人工干预，提高数据收集效率和准确性。

3.数据录入规范：制定统一的数据录入规范，明确数据格式、编码规则、必填项等要求。数据录入人员应严格按照规范进行数据录入，确保数据的一致性和准确性。录入完成后，应进行数据校验，及时发现和纠正错误数据。

五、数据存储与管理

1.存储架构：建立统一的数据存储架构，采用数据库管理系统、数据仓库等技术对数据进行集中存储和管理。根据数据的类型、使用频率和重要性，合理选择存储介质和存储方式，确保数据的安全可靠存储。

2.存储期限：根据法律法规和公司业务需要，确定各类数据的存储期限。对于超过存储期限的数据，应按照规定的程序进行清理和销毁。

3.数据备份与恢复：制定数据备份策略，定期对重要数据进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在异地，确保在本地数据丢失或损坏时能够及时恢复。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在需要时能够快速、准确地恢复数据。

六、数据使用与共享

1.使用权限：根据员工的工作职责和业务需求，为其分配相应的数据使用权限。员工应在授权范围内使用数据，不得越权访问和使用数据。

2.共享原则：数据共享应遵循安全、合规、必要的原则。在共享数据前，应进行风险评估，采取必要的安全措施，确保数据的安全。涉及公司机密和敏感数据的共享，应经过严格的审批程序。

3.使用与共享记录：建立数据使用与共享记录制度，对数据的使用和共享情况进行详细记录，包括使用人员、使用时间、使用目的、共享对象、共享内容等信息，以便进行追溯和审计。

七、数据质量监控

1.监控指标：制定数据质量监控指标体系，包括数据准确性、完整性、一致性、及时性等指标。定期对数据质量进行评估和监控，及时发现和解决数据质量问题。

2.问题处理：建立数据质量问题处理机制，对于发现的数据质量问题，及时通知相关部门和人员进行整改。对数据质量问题的整改情况进行跟踪和验证，确保问题得到有效解决。

3.考核机制：将数据质量纳入部门和员工的绩效考核体系，对数据质量表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对数据质量问题严重的部门和个人进行问责和处罚。

八、数据安全管理

1.安全策略：制定数据安全策略，明确数据安全目标、原则和措施。采取技术、管理和法律等多种手段，保障数据的保密性、完整性和可用性。

2.技术措施：采用防火墙、入侵检测系统、加密技术、访问控制等技术手段，加强数据安全防护。定期对数据系统进行安全漏洞扫描和修复，防范网络攻击和数据泄露风险。

3.管理措施：建立健全数据安全管理制度，加强员工的数据安全意识培训，规范员工的数据操作行为。对数据访问和操作进行审计和监控，及时发现和处理安全事件。

4.应急响应：制定数据安全应急响应预案，明确数据安全事件的报告、处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对数据安全事件的能力。

九、数据销毁

1.销毁条件：对于超过存储期限、不再需要或因其他原因需要销毁的数据，应按照规定的程序进行销毁。

2.销毁方式：根据数据存储