企业档案管理分类.docx

?摘要：本文详细阐述了企业档案管理分类的相关内容。首先介绍了企业档案管理分类的重要性，接着深入探讨了常见的企业档案分类方式，包括按来源分类、按时间分类、按内容性质分类等，并对每种分类方式的特点和适用场景进行了分析。同时，还提及了企业档案分类过程中应遵循的原则以及分类实施的步骤，最后强调了合理的档案管理分类对于企业高效运营和发展的积极意义。

一、引言

企业档案是企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它涵盖了企业发展的方方面面，是企业重要的信息资源。对企业档案进行科学合理的分类，有助于提高档案管理的效率和质量，方便档案的查找、利用和保存，为企业的决策、运营、发展等提供有力的支持。

二、企业档案管理分类的重要性

（一）提高档案查找效率

科学分类后的档案能够按照一定的规律进行排列，使得工作人员在查找特定档案时能够迅速定位，节省时间和精力，大大提高了档案检索的效率。

（二）便于档案利用

合理的分类有助于将相关档案集中在一起，方便企业内部各部门在需要时能够快速获取所需信息，为工作开展提供参考依据，促进企业各项业务的顺利进行。

（三）保障档案安全

清晰的分类有利于对档案进行有序管理，便于采取相应的保护措施，确保档案的完整性、准确性和安全性，延长档案的保存期限。

（四）支持企业决策

通过对档案的分类整理，可以系统地分析企业的历史数据和发展历程，为企业制定战略决策、规划发展方向等提供全面、准确的信息支持。

三、企业档案分类方式

（一）按来源分类

1.内部档案

-定义：由企业内部各部门、各分支机构在自身业务活动中形成的档案。

-内容：包括行政管理档案（如文件、会议记录、工作计划等）、财务管理档案（如会计凭证、报表、审计报告等）、人力资源管理档案（如员工档案、考勤记录、培训资料等）、生产管理档案（如生产计划、工艺文件、质量记录等）、市场营销档案（如市场调研报告、销售合同、客户资料等）等。

-特点及适用场景：这种分类方式便于反映企业内部各部门的工作情况和业务流程，适用于对企业内部管理情况进行详细分析和研究，以及各部门对自身档案的查询和管理。

2.外部档案

-定义：企业与外部单位或个人在业务往来过程中接收或形成的档案。

-内容：如供应商档案、合作伙伴协议、客户往来函件、政府部门文件、行业协会资料等。

-特点及适用场景：有助于了解企业在外部环境中的业务关系和活动情况，适用于企业拓展业务、市场调研、处理对外事务等方面的参考。

（二）按时间分类

1.年度分类

-定义：将档案按照自然年度进行划分。

-内容：每个年度内形成的各类档案分别归类，如2020年度的行政管理文件、2021年度的财务报表等。

-特点及适用场景：时间顺序清晰，便于按照年度对企业发展情况进行纵向对比分析，适用于对企业年度工作成果、发展趋势等进行总结和研究。

2.时期分类

-定义：根据企业发展的不同阶段或特定历史时期对档案进行分类。

-内容：例如企业创立初期档案、发展壮大期档案、战略转型期档案等；或者按照国家重大政策实施时期、行业发展特定阶段等进行分类。

-特点及适用场景：有助于分析企业在不同阶段的特点、面临的问题和采取的措施，适用于企业进行阶段性评估、经验总结以及战略规划调整等。

（三）按内容性质分类

1.综合性档案

-定义：涵盖企业多个方面工作或具有宏观指导意义的档案。

-内容：如企业章程、发展战略规划、年度工作总结与计划、重要会议纪要等。

-特点及适用场景：对企业整体情况进行概括和反映，适用于企业高层决策、对外宣传以及对企业全面了解的需求。

2.专项业务档案

-定义：针对企业某一特定业务领域形成的档案。

-内容：例如项目档案（包括项目立项、实施、验收等各阶段文件）、产品研发档案（从产品设计到生产的相关资料）、质量管理档案（质量标准、检验记录等）等。

-特点及适用场景：专业性强，便于深入研究特定业务的开展情况，适用于企业内部各业务部门对自身业务的精细化管理和专业分析。

（四）按载体形式分类

1.纸质档案

-定义：以纸张为载体记录信息的档案。

-内容：如文件、报告、合同、票据等传统纸质材料。

-特点及适用场景：是企业档案的重要组成部分，具有直观、原始的特点，适用于一些需要长期保存、