内部邮箱管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司内部邮箱的使用，确保信息传递的及时、准确、安全与高效，促进公司内部沟通与协作，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司全体员工及因工作需要使用公司内部邮箱的外部合作伙伴。

（三）基本原则

1.合法性原则：邮箱使用应遵守国家法律法规及公司相关规定。

2.安全性原则：采取有效措施保障邮箱信息安全，防止信息泄露、丢失或被非法篡改。

3.规范性原则：规范邮箱账号申请、使用、变更及注销流程，确保邮箱使用的标准化和规范化。

4.高效性原则：鼓励员工充分利用邮箱进行业务沟通与协作，提高工作效率。

二、邮箱系统管理

（一）邮箱系统架构与功能

公司使用[具体邮箱系统名称]作为内部邮箱系统，具备邮件收发、存储、转发、分类、搜索等功能，同时支持与公司其他办公系统的集成。

（二）系统维护与升级

1.信息技术部门负责邮箱系统的日常维护，包括服务器管理、数据备份、故障排除等，确保系统稳定运行。

2.定期对邮箱系统进行评估和升级，以优化系统性能，提升安全性和功能完整性。在升级前，信息技术部门应提前通知相关人员，并制定应急预案，确保升级过程中邮件服务不受重大影响。

三、邮箱账号管理

（一）账号申请

1.新员工入职时，人力资源部门应及时将员工信息通知信息技术部门，信息技术部门为新员工开通内部邮箱账号，账号格式为：[姓名全拼首字母].[员工工号]@[公司域名]。

2.因工作需要临时使用公司内部邮箱的外部合作伙伴，由相关业务部门提出申请，经公司领导审批后，信息技术部门为其开通临时邮箱账号，并设定使用期限。

（二）账号命名规范

1.员工邮箱账号应使用本人真实姓名的全拼首字母和员工工号组成，确保账号的唯一性和可识别性。

2.严禁使用易混淆、不规范或与公司利益冲突的名称作为邮箱账号。

（三）账号密码管理

1.员工应妥善保管邮箱账号密码，不得将密码告知他人。首次登录邮箱后，应及时修改初始密码，并设置强度较高的密码，包含字母、数字和特殊字符，长度不少于[X]位。

2.定期更换邮箱密码，建议每[X]个月更换一次。如发现密码可能泄露，应立即更改密码，并及时通知信息技术部门。

（四）账号权限设置

1.信息技术部门根据员工岗位职责和工作需要，为邮箱账号设置相应的权限，包括邮件收发、文件夹访问、共享设置等。

2.对于涉及公司敏感信息的邮箱账号，应设置更高的安全权限，限制访问范围，并定期进行权限审查和调整。

（五）账号变更与注销

1.员工因岗位变动、离职等原因需要变更邮箱账号信息（如姓名、工号、部门等），应及时通知信息技术部门进行修改。

2.员工离职时，所在部门应在离职手续办理完毕后，通知信息技术部门注销其邮箱账号。信息技术部门在收到通知后，应立即停用该账号，并删除相关邮件数据，但法律法规或公司规定需要留存的除外。

四、邮箱使用规范

（一）邮件发送

1.主题明确：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，便于收件人快速了解邮件主旨。避免使用无意义或含义模糊的主题，如无题、重要等。

2.内容规范：

-邮件内容应条理清晰，逻辑连贯，语言表达准确、简洁。避免使用过于冗长、复杂或生僻的词汇和句子结构。

-重要信息应突出显示，可采用加粗、下划线、不同颜色等方式进行标注，但应避免过度使用，以免影响邮件整体美观和易读性。

-涉及工作安排、任务分配、项目进度等内容，应明确具体要求、时间节点和责任人，确保收件人清楚知晓工作内容和期望结果。

-如有附件，应在邮件正文中注明附件名称和内容简介，方便收件人在阅读邮件前了解附件大致情况。附件应确保格式清晰、内容完整，且大小符合邮箱系统规定的限制。对于较大的附件，建议通过外部文件共享平台提供下载链接，并在邮件中告知收件人。

3.收件人选择：

-发送邮件时，应准确选择收件人，避免误发或群发无关人员。如因工作需要将邮件发送给多个部门或人员，应使用邮件群组功能，并确保群组成员与邮件内容相关。

-如需抄送其他人员，应明确抄送目的，确保抄送对象确实需要知晓邮件内容，避免滥用抄送功能造成收件人的信息过载。

-对于重要邮件，应提前确认收件人是否能够正常接收邮件，如遇收件人邮箱异常或无法送达的情况，应及时采取其他沟通方式。

4.发送时机：

-非紧急邮件应避免在工作时间外发送，以免打扰收件人休息。如因特殊情况需要在非工作时间发送紧急邮件，应在邮件主题中注